Reparatie en specialistische service: Facturatiesoftware voor horlogemakers
Facturatiesoftware voor horlogemakers die de uitgevoerde beurt, de gebruikte componenten en het akkoord van de eigenaar omzet in een factuur, met verschillen zichtbaar voordat iemand afrekent.
Waar facturen bij horlogemakers blijven liggen.
Bij horlogemakers zit de factuur vaak in drie bronnen: het akkoord van de eigenaar in een mail, de vervangen onderdelen in het reparatieboek en de prijs van een besteld onderdeel op de pakbon van de leverancier. Wie bij het ophalen afrekent, moet die drie bij elkaar zoeken. Een extra pakking die tijdens de revisie nodig bleek, blijft makkelijk liggen. Een onderdeel dat duurder uitviel dan in het voorstel stond, leidt tot een gesprek aan de toonbank. Juweliers die werk aanleveren, ontvangen liever een verzamelfactuur per periode met per horloge de details, maar die moet nu met de hand worden opgesteld.
Facturatiesoftware voor horlogemakers
Voorbeeld- 1
Grondslag verzamelen
AfgerondBij een afgerond dossier zet de software het goedgekeurde voorstel, de vastgelegde beurt en de gebruikte componenten bij elkaar.
- 2
Verschillen afwegen
Nu bezigAfwijkingen ten opzichte van het voorstel verschijnen apart: een onderdeel zonder akkoord, een andere onderdeelprijs, polijsten dat wel of niet is gedaan.
- 3
Factuur versturen
VolgendeDe goedgekeurde factuur gaat met betaallink naar de eigenaar, of wordt bij het ophalen aan de toonbank afgerekend.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Grondslag verzamelen
Bij een afgerond dossier zet de software het goedgekeurde voorstel, de vastgelegde beurt en de gebruikte componenten bij elkaar. Een aangepast voorstel na een prijswijziging van een onderdeel staat erbij met het nieuwe akkoord. Zo is elke factuurregel terug te voeren op een akkoord of op werk dat in het dossier staat.
Verschillen afwegen
Afwijkingen ten opzichte van het voorstel verschijnen apart: een onderdeel zonder akkoord, een andere onderdeelprijs, polijsten dat wel of niet is gedaan. De eigenaar van de werkplaats kiest per verschil wat ermee gebeurt. Een kleine extra pakking laat hij misschien vallen, een duurdere veer bespreekt hij eerst met de klant.
Factuur versturen
De goedgekeurde factuur gaat met betaallink naar de eigenaar, of wordt bij het ophalen aan de toonbank afgerekend. Voor juweliers worden dossiers per periode gebundeld, met per horloge referentie, beurt en onderdelen. Herinneringen gaan automatisch, de betaalstatus staat bij het dossier en de garantievoorwaarden komen op de factuur zoals je die hebt vastgelegd.
Factureren vanuit dezelfde software.
De meeste horlogemakers rekenen nu af aan de toonbank met een kassasysteem en factureren juweliers en zakelijke klanten in een apart boekhoudprogramma. In de software komt de factuur uit het dossier, voor de particulier en voor de juwelier, met nummering, btw en betaalstatus erbij. Het dossier blijft eigenaar van wat er gedaan is. Inkoopprijzen van onderdelen leg je vast bij de bestelling en hoef je niet opnieuw in te typen. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export.
Afrekenen bij ophalen of vooraf
De meeste eigenaren betalen bij het ophalen. Bij een revisie met dure onderdelen die speciaal besteld worden, vragen sommige horlogemakers een aanbetaling, zeker bij nieuwe klanten. De software legt die aanbetaling vast en verrekent haar op de eindfactuur. Wanneer je een aanbetaling vraagt, bepaal je zelf.
Juwelier per horloge of per periode factureren
Per horloge factureren is direct en eenvoudig, maar een juwelier met veel aanleveringen krijgt dan een stapel facturen. Een verzamelfactuur per maand met een bijlage per horloge is voor zijn administratie prettiger. Je kiest per juwelier welke vorm geldt, en kunt dat later aanpassen als zijn volume verandert of hij zelf om een andere opzet vraagt.
Onderdeelprijs bij voorstel of bij inkoop
In het voorstel staat de verwachte onderdeelprijs, maar de leverancier kan anders factureren. Je kunt kiezen om altijd de voorstelprijs te rekenen en het verschil zelf te dragen, of het verschil door te berekenen met een nieuw akkoord. De software toont het verschil, zodat het een bewuste keuze is.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Je tarieven per beurt en uurwerktype, de garantieteksten per soort beurt en de regel voor aanbetalingen zetten we bij de start in de facturatie, met betaallink en automatische herinneringen. Voor de livegang nemen we samen een revisie door die precies volgens voorstel verliep, en een dossier waarin een onderdeel duurder uitviel dan begroot. Verzamelfacturen voor juweliers en de samenvatting voor de eigenaar als bijlage bij de factuur zet je aan wanneer je wilt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we de factuur nog aanpassen voor verzending?
Ja, de factuur blijft een concept tot je hem goedkeurt. Een korting, een weggelaten regel of een aangepaste prijs is mogelijk, met een korte reden. Die reden blijft bewaard, zodat later te zien is waarom de factuur afwijkt van het dossier.
Wat als de leverancier een andere prijs rekent dan verwacht?
Dan zie je bij de verschillen dat de inkoopprijs afwijkt van wat in het voorstel stond. Jij beslist of je het verschil zelf draagt of de eigenaar om een nieuw akkoord vraagt. In beide gevallen staat de keuze vast.
Komen garantievoorwaarden automatisch op de factuur?
Ja, als je per soort beurt een garantietekst vastlegt. Die tekst komt op de factuur en blijft bij het dossier. Komt het horloge terug, dan zie je direct welke garantie destijds is gegeven en of die nog loopt.
Gaat de verkoop van banden aan de toonbank ook via deze facturatie?
Nee, losse verkoop blijft in het kassasysteem. Alleen banden of onderdelen die bij een dossier horen, komen op de factuur van dat dossier. Zo blijft de toonbankverkoop eenvoudig en is de reparatiefactuur volledig, zonder dubbele regels.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor horlogemakersOffertesoftware voor horlogemakers die het onderzoek van het uurwerk, de benodigde vervangingsdelen en de keuze tussen kleine beurt en revisie omzet in een prijsvoorstel dat de eigenaar begrijpt.
- Digitale werkbonnen voor horlogemakersDigitale werkbonnen voor horlogemakers in de vorm van een uurwerkdossier: intakefoto's, meetwaarden voor en na, vervangen onderdelen en de testresultaten bij elkaar per horloge.
- Website voor horlogemakersEen website voor horlogemakers die per uurwerktype uitlegt wat een revisie, een kleine beurt of een losse reparatie inhoudt, zodat een eigenaar begrijpt waarom zijn horloge eerst geopend moet worden.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor horlogemakers: beurt en componenten uit het dossier als factuur, verschillen met het akkoord zichtbaar, betaallink en herinneringen.
- Grondslag verzamelen
- Verschillen afwegen
- Factuur versturen