Zakelijke levering en dienstverlening: Facturatiesoftware voor kantoorinrichters
Facturatiesoftware voor kantoorinrichters die ingerichte werkplekken, meerwerk en aanvullingen per project factureert in termijnen, met betaallink, herinneringen en zicht op restpunten.
Waar facturen bij kantoorinrichters blijven liggen.
Kantoorinrichters factureren vaak in termijnen: een aanbetaling bij opdracht, een deel bij levering en het restant bij oplevering. In de praktijk loopt een traject zelden volgens de offerte. De klant vraagt extra werkplekken, schrapt een vergaderruimte of laat ter plekke een kast verplaatsen. Monteurs werken een avond extra omdat de toegang niet geregeld was. Die wijzigingen staan in mails, werkbonnen en notities van de projectleider, maar niet bij elkaar. De administratie stuurt een eindfactuur op basis van de offerte, waarna de klant bezwaar maakt omdat er nog restpunten openstaan. Of er wordt meerwerk vergeten dat niemand meer durft te factureren.
Facturatiesoftware voor kantoorinrichters
Voorbeeld- 1
Opgeleverd werk verzamelen
AfgerondDe software zet per project bij elkaar welke zones zijn opgeleverd, welke meubels zijn geplaatst en welk meerwerk is goedgekeurd.
- 2
Termijn en restpunten beoordelen
Nu bezigBij elke termijn zie je of de voorwaarde daarvoor is vervuld.
- 3
Termijnfactuur versturen
VolgendeNa akkoord gaat de factuur de deur uit met regels per zone, meerwerk en eventueel minderwerk, verwijzingen naar offertenummer en indelingsversie, en een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Opgeleverd werk verzamelen
De software zet per project bij elkaar welke zones zijn opgeleverd, welke meubels zijn geplaatst en welk meerwerk is goedgekeurd. Meerwerk telt alleen mee als de klant het heeft geaccordeerd in het portaal of op de werkbon. Extra montage-uren met een reden, zoals wachttijd door gebrekkige toegang, komen als aparte post mee.
Termijn en restpunten beoordelen
Bij elke termijn zie je of de voorwaarde daarvoor is vervuld. Staan er nog opleverpunten open, dan toont de software welke en wat hun waarde is. De projectleider kan kiezen om een deel achter te houden tot de restpunten zijn afgerond, zodat de klant niet betaalt voor iets dat nog ontbreekt.
Termijnfactuur versturen
Na akkoord gaat de factuur de deur uit met regels per zone, meerwerk en eventueel minderwerk, verwijzingen naar offertenummer en indelingsversie, en een betaallink. De klant kan hem leggen naast wat hij in het portaal heeft goedgekeurd. Herinneringen gaan automatisch en de projectleider ziet per termijn of er betaald is.
Factureren vanuit dezelfde software.
Offerte, goedgekeurd meerwerk, werkbonnen en de opleverstatus uit het portaal staan al in dezelfde software, dus de factuur ontstaat uit wat daar is vastgelegd. Projectleiders blijven verantwoordelijk voor het accorderen van meerwerk; de administratie voor het versturen. Bij klanten die met inkoopordernummers werken, gaat dat nummer per termijn mee. Bij de start zetten we termijnschema's, btw-tarieven en betaaltermijnen klaar. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export.
Termijnen of op oplevering factureren
Factureren in termijnen spreidt het risico voor de inrichter, die grote bedragen voorschiet bij fabrikanten. Alles bij oplevering factureren is eenvoudiger voor de klant, maar laat de inrichter lang wachten. De software ondersteunt beide, met termijnen die horen bij concrete momenten zoals levering per zone in plaats van een datum.
Meerwerk direct of bij de eindafrekening
Meerwerk direct factureren houdt het overzicht scherp en voorkomt een grote verrassing aan het eind. Het levert wel meer facturen op. Meerwerk verzamelen tot de eindafrekening is overzichtelijker, maar verhoogt de kans op discussie. Een tussenweg is meerwerk direct laten accorderen, maar het samen met de volgende termijn te factureren.
Restpunten verrekenen of inhouden
Bij openstaande restpunten kan de klant een deel van de factuur inhouden. Dat is redelijk, maar soms wordt het hele restbedrag ingehouden voor een kleine kras. Door per restpunt een waarde vast te leggen, kan de inrichter zelf een redelijk bedrag achterhouden en de rest gewoon factureren, wat het gesprek met de klant zakelijker maakt.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Wat we voor je facturatie inrichten.
Per project staan opgeleverde zones, goedgekeurd meerwerk en openstaande restpunten bij elkaar, en per termijn maak je een factuur met betaallink. Zo is het bij de start ingericht. Samen lopen we een traject door dat volgens offerte verloopt, en een traject waarin meerwerk is gedaan en restpunten openstaan. Minderwerk, opslag van klantmeubilair en inkoopordernummers per termijn zet je aan wanneer grotere opdrachtgevers met strikte inkoopregels daarom vragen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe weten we zeker dat meerwerk is goedgekeurd?
Meerwerk komt alleen op de factuur als het in het portaal of op de werkbon is geaccordeerd door een bevoegde contactpersoon. De software toont wie en wanneer. Meerwerk zonder akkoord blijft zichtbaar als open punt voor de projectleider, zodat het niet vergeten wordt maar ook niet ongevraagd wordt gefactureerd.
Kunnen we minderwerk ook verwerken?
Ja. Schrapt de klant een zone of een deel van het meubilair, dan wordt dat als minderwerk opgenomen met verwijzing naar de nieuwe indelingsversie. De factuur toont de oorspronkelijke offerte, het minderwerk en het meerwerk naast elkaar, zodat het eindbedrag te volgen is.
Wat als de klant de eindfactuur betwist vanwege restpunten?
Je ziet welke restpunten nog openstaan en welke waarde eraan hangt, en kunt kiezen om dat deel achter te houden. Bij een discussie heb je een overzicht per zone met foto's van de oplevering, wat het gesprek feitelijk houdt. De herinneringen voor het betwiste deel zet je zolang stil.
Hoe krijgt onze boekhouder de facturen te zien?
De boekhouder kijkt mee in het overzicht van facturen, betalingen en btw, of krijgt per periode een export. Welke grootboekrekeningen en btw-codes horen bij meubilair, montage en meerwerk, leggen we bij de start samen vast.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor kantoorinrichtersOffertesoftware voor kantoorinrichters die meubelconfiguraties, aantallen per zone, montage en levering in één voorstel brengt, gekoppeld aan de versie van de plattegrond waarop het rust.
- Digitale werkbonnen voor kantoorinrichtersDigitale werkbonnen voor kantoorinrichters die monteurs het inrichtingsplan met meubelcodes per zone geven en laten vastleggen wat is geplaatst, wat ontbreekt en wat beschadigd is.
- Website voor kantoorinrichtersEen website voor kantoorinrichters die werkplekconcepten, meubellijnen en de aanpak van een inrichtingstraject begrijpelijk maakt voor facilitair managers die een verbouwing of verhuizing voorbereiden.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor kantoorinrichters: opgeleverde zones, meerwerk en aanvullingen gefactureerd per termijn, met betaallink en zicht op restpunten.
- Opgeleverd werk verzamelen
- Termijn en restpunten beoordelen
- Termijnfactuur versturen