Zakelijke levering en dienstverlening: Offertesoftware voor kantoorinrichters
Offertesoftware voor kantoorinrichters die meubelconfiguraties, aantallen per zone, montage en levering in één voorstel brengt, gekoppeld aan de versie van de plattegrond waarop het rust.
Waar offertes voor kantoorinrichters op vastlopen.
Een offerte bij kantoorinrichters bestaat uit tientallen regels: bureaus met een bepaalde bladmaat en frame, stoelen in een gekozen stof, kasten, akoestische panelen, belcellen en kabelmanagement. Elke regel volgt uit een configuratie bij de fabrikant, en een kleine wijziging in de indeling verandert aantallen in meerdere regels tegelijk. Adviseurs werken met exports uit configurators die ze handmatig samenvoegen. Wanneer de klant een vergaderruimte schrapt of een afdeling verplaatst, is niet meer duidelijk welke offerte hoort bij welke tekening. Montage, transport naar een hoge verdieping en afvoer van oud meubilair worden soms vergeten of dubbel gerekend. De klant vergelijkt intussen met een andere inrichter op totaalprijs zonder te zien wat erin zit.
Offertesoftware voor kantoorinrichters
Voorbeeld- 1
Indeling als uitgangspunt
AfgerondElke offerte begint bij een versie van de plattegrond met zones en meubelcodes.
- 2
Configuratie en montage berekenen
Nu bezigPer meubel wordt de configuratie vastgelegd zoals bladmaat, framekleur, stofgroep en accessoires, met de inkoopprijs uit de fabrikantprijslijst.
- 3
Voorstel per zone vastleggen
VolgendeHet voorstel toont de prijs per zone en in totaal, met de bijbehorende plattegrond.
Van aanvraag tot getekende offerte.
Indeling als uitgangspunt
Elke offerte begint bij een versie van de plattegrond met zones en meubelcodes. De software telt per zone welke meubels nodig zijn en zet die om in regels met de gekozen configuratie. Wordt de indeling aangepast, dan ontstaat een nieuwe offerteversie met de verschillen ten opzichte van de vorige zichtbaar.
Configuratie en montage berekenen
Per meubel wordt de configuratie vastgelegd zoals bladmaat, framekleur, stofgroep en accessoires, met de inkoopprijs uit de fabrikantprijslijst. Montage wordt per type berekend, met toeslagen voor zaken als een pand zonder lift of werken buiten kantoortijd. Afvoer en opslag van bestaand meubilair komen als aparte regels mee.
Voorstel per zone vastleggen
Het voorstel toont de prijs per zone en in totaal, met de bijbehorende plattegrond. De klant kan per zone akkoord geven of een alternatief kiezen, bijvoorbeeld een eenvoudiger stoel voor flexplekken. Het akkoord wordt vastgelegd met de versie van de indeling, zodat bestelling en montage van dezelfde uitgangspunten uitgaan.
Naast je calculatie en prijslijsten.
De prijzen en configuratieregels komen van de meubelfabrikanten, via prijslijsten of hun configurators; die blijven leidend voor wat technisch mogelijk is. De plattegrond komt uit het tekenpakket van de inrichter. De offertesoftware verbindt die twee en beheert eigen tarieven voor montage, transport en afvoer. Een goedgekeurde offerte wordt de basis voor de bestellingen bij fabrikanten en later voor de factuur in het boekhoudpakket.
Offerte per zone of als totaal
Een offerte per zone laat de klant zien waar het geld naartoe gaat en maakt het makkelijk om in één deel te besparen. Een totaaloverzicht is korter en past bij klanten die vooral een eindbedrag willen. Per zone werken vraagt dat de indeling goed is ingedeeld, maar maakt latere wijzigingen veel beter te volgen.
Montage inbegrepen of apart
Montage in de meubelprijs verwerken maakt vergelijken met webwinkels lastiger, maar voorkomt dat de klant denkt dat hij zelf kan monteren. Apart vermelden toont de waarde van het werk, maar nodigt uit tot onderhandelen. Belangrijk is dat bijzonderheden zoals werken in het weekend of zonder lift altijd los zichtbaar zijn.
Eén fabrikant of meerdere combineren
Alles van één fabrikant geeft een consistente uitstraling en eenvoudiger bestellen. Combineren levert een betere prijs of een betere stoel, maar vraagt afstemming over kleuren en levertijden. De offerte kan per regel de fabrikant tonen, zodat de klant ziet waarom een combinatie is gekozen en wat dat betekent voor de levering.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Wat we in de offertes klaarzetten.
De offertesoftware rekent vanaf de start met een indelingsversie, configuraties per meubel, montage, transport en afvoer, en legt het akkoord per zone vast met online tekenen. Twee situaties rekenen we samen na: een eenvoudige verdieping met vaste werkplekken, en een traject waarin de klant na de eerste offerte een vergaderruimte schrapt. Configuraties uit fabrikantconfigurators inlezen en bestellingen per fabrikant uit een getekende offerte zet je aan zodra de offertes in de praktijk kloppen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe houden we offertes en plattegrondversies bij elkaar?
Elke offerte is gekoppeld aan een versie van de indeling. Wordt de plattegrond aangepast, dan maakt de software een nieuwe offerteversie met de verschillen zichtbaar. Een akkoord geldt altijd voor de combinatie van die offerte en die tekening, zodat er later geen twijfel is over wat is besteld.
Kunnen we prijzen van verschillende fabrikanten in één offerte combineren?
Ja. Elke regel heeft zijn eigen fabrikant en prijslijst. De klant ziet één voorstel, terwijl intern per fabrikant wordt bijgehouden wat er besteld moet worden. Prijswijzigingen van een fabrikant raken alleen nieuwe versies, niet een offerte die al is verstuurd.
Hoe rekenen we montage in een pand zonder lift?
Per pand leg je de bijzonderheden vast, zoals geen lift, een beperkte laadperiode of werken buiten kantoortijd. De software past daar de montagetarieven op aan en toont dat als aparte regel. Zo ziet de klant waarom de montage hoger uitvalt en kan hij eventueel een andere planning kiezen.
Wat als de klant per zone een ander budget heeft?
Dan kan per zone een alternatief worden aangeboden, bijvoorbeeld een luxere uitvoering voor de directie en een eenvoudiger lijn voor flexplekken. De klant ziet per zone wat het verschil betekent. Het totaal past zich aan op basis van de keuzes die hij per zone maakt.
Wat hier vaak op aansluit.
- Aanvraagformulier voor kantoorinrichtersEen aanvraagformulier voor kantoorinrichters dat plattegrond, werkplekaantallen, werkwijze en opleverdatum vooraf ophaalt, zodat een adviseur met een eerste indeling het gesprek in kan.
- Digitale werkbonnen voor kantoorinrichtersDigitale werkbonnen voor kantoorinrichters die monteurs het inrichtingsplan met meubelcodes per zone geven en laten vastleggen wat is geplaatst, wat ontbreekt en wat beschadigd is.
- Facturatiesoftware voor kantoorinrichtersFacturatiesoftware voor kantoorinrichters die ingerichte werkplekken, meerwerk en aanvullingen per project factureert in termijnen, met betaallink, herinneringen en zicht op restpunten.
Offertes die kloppen met het werk.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Offertesoftware voor kantoorinrichters: meubelconfiguraties, montage en levering per zone in één voorstel, gekoppeld aan de juiste indelingsversie.
- Indeling als uitgangspunt
- Configuratie en montage berekenen
- Voorstel per zone vastleggen