Evenementen en verhuur: Klantportaal voor mobiele barbedrijven
Een klantportaal voor mobiele barbedrijven waar organisatoren hun dranklijst, afspraken over het evenement en open keuzes terugvinden, en wijzigingen op één plek doorgeven.
Wat klanten van mobiele barbedrijven zelf willen zien.
Tussen akkoord en feest zitten bij mobiele barbedrijven vaak maanden, en in die tijd verandert er veel. De organisator wil de cocktailkaart nog aanpassen, de gastenlijst groeit, de ceremonie schuift een uur op en de weddingplanner mailt een andere aankomsttijd dan het bruidspaar. Wie de laatste versie van de afspraken heeft, is niet altijd duidelijk. Een week voor het feest stuurt iemand een dranklijst die niet overeenkomt met het arrangement, en op de avond zelf vraagt de schoonvader om whisky die nooit besteld is. Zonder één plek waar de organisator ziet wat er vastligt, wordt elke wijziging een nieuwe mailwisseling.
Klantportaal voor mobiele barbedrijven
Voorbeeld- 1
Toegang per evenement regelen
AfgerondDe organisator krijgt toegang tot zijn eigen evenement, eventueel samen met een weddingplanner of collega die mag meelezen.
- 2
Vastgelegde afspraken tonen
Nu bezigIn het portaal staan het gekozen arrangement, de dranklijst, de tijden per feestdeel, de opstelling en de afspraken over uitloop en breuk.
- 3
Wijzigingen laten beoordelen
VolgendeEen wijziging die de organisator doorgeeft, gaat niet direct in de afspraken, maar komt als verzoek bij het barbedrijf.
Van uitnodiging tot akkoord.
Toegang per evenement regelen
De organisator krijgt toegang tot zijn eigen evenement, eventueel samen met een weddingplanner of collega die mag meelezen. Per persoon bepaal je of die alleen kan kijken of ook keuzes mag doorgeven. Zo weet het barbedrijf welke wijziging van wie komt en hoeft de planner niet te raden wie er beslist.
Vastgelegde afspraken tonen
In het portaal staan het gekozen arrangement, de dranklijst, de tijden per feestdeel, de opstelling en de afspraken over uitloop en breuk. Wat nog open staat, zoals de definitieve cocktailkeuze of het laatste gastenaantal, is gemarkeerd met een uiterste datum. De organisator ziet in één blik wat er nog van hem verwacht wordt.
Wijzigingen laten beoordelen
Een wijziging die de organisator doorgeeft, gaat niet direct in de afspraken, maar komt als verzoek bij het barbedrijf. Past het binnen het arrangement, dan bevestig je het. Kost het meer, dan zie je dat meteen en stuur je een aangepast voorstel. De organisator ziet de status van zijn verzoek in het portaal.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Organisatoren ontvangen nu de offerte als bijlage, een dranklijst per mail en soms een draaiboek van de weddingplanner of de zaal. Het portaal toont wat uit je offerte en planning komt; jij blijft eigenaar van de afspraken. Documenten van derden, zoals de huisregels van de locatie of een tijdschema van de planner, kunnen erbij worden gezet zodat het barteam dezelfde versie ziet. Berichten en wijzigingen worden bewaard bij het evenement, niet in iemands persoonlijke inbox.
Volledig open of alleen keuzes
Je kunt de organisator alles laten zien, inclusief interne opmerkingen over de locatie. Meestal is het beter om alleen te tonen wat met hem is afgesproken en wat hij nog moet kiezen. Interne notities, zoals een moeilijke laadplek of een zaal die vaak uitloopt, blijven bij het team.
Wijzigen tot de dag zelf of deadline
Wijzigingen tot het laatste moment toestaan is klantvriendelijk, maar geeft problemen met inkoop en bemensing. Met een uiterste datum per soort keuze, eerder voor speciale dranken en later voor het gastenaantal, krijgt de organisator ruimte en houdt het team grip. Na die datum gaat een wijziging altijd via een gesprek.
Een of meerdere contactpersonen
Bij een bruiloft willen het bruidspaar, de ceremoniemeester en de weddingplanner allemaal meekijken. Eén beslisser met meelezers voorkomt tegenstrijdige verzoeken. Bij zakelijke opdrachten is het vaak andersom: de eventmanager beslist, maar finance wil de factuurgegevens zien. Het portaal ondersteunt beide zonder dat iedereen alles kan aanpassen.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat klanten in het portaal vinden.
Per evenement krijgt de organisator toegang tot arrangement, dranklijst en tijden, en kan hij wijzigingsverzoeken indienen die je daarna beoordeelt. Voor de livegang proberen we samen een gewone bruiloft, en een feest waarbij de planner en het bruidspaar binnen een dag tegenstrijdige wijzigingen sturen. Documenten van derden toevoegen en een samenvatting na afloop met verbruik en eindtijd kunnen later aan.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan een weddingplanner namens het bruidspaar beslissen?
Ja, als het bruidspaar dat aangeeft. Je kunt per persoon instellen wie keuzes mag doorgeven en wie alleen meeleest. Verzoeken van de planner zijn zichtbaar voor het bruidspaar, zodat niemand verrast wordt door een wijziging die een ander heeft gedaan.
Zien organisatoren ook de factuur in het portaal?
Dat kan. Na afloop verschijnt een samenvatting met verbruik, eindtijd en eventuele verlenging, en daarna de factuur. Zo ziet de organisator hoe het bedrag is opgebouwd. Wil je de factuur liever alleen per mail versturen, dan blijft het portaal beperkt tot afspraken en keuzes.
Wat gebeurt er met keuzes na de uiterste datum?
Na de uiterste datum ziet de organisator die keuze als vastgelegd. Wil hij toch iets wijzigen, dan kan hij een verzoek indienen dat bij jou terechtkomt met de opmerking dat de termijn verstreken is. Jij beslist of het nog lukt, en tegen welke voorwaarden.
Moet de organisator een account aanmaken?
Een persoonlijke link met een extra controle via e-mail is voor de meeste organisatoren genoeg. Een account met wachtwoord is handig voor zakelijke klanten die vaker boeken. Beide geven toegang tot alleen het eigen evenement, en een link kan worden ingetrokken als het feest voorbij is.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor mobiele barbedrijvenDigitale werkbonnen voor mobiele barbedrijven waarin het uitgifteplan, het arrangement en de afspraken met de locatie bij het barteam liggen, en het verloop van de avond terugkomt.
- Website voor mobiele barbedrijvenEen website voor mobiele barbedrijven die baropstellingen en drankarrangementen zo uitlegt dat een organisator al weet wat hij kiest voordat hij een aanvraag stuurt.
- Aanvraagformulier voor mobiele barbedrijvenEen aanvraagformulier voor mobiele barbedrijven dat gasten, duur en drankselectie zo uitvraagt dat je zonder belronde kunt inschatten hoeveel bar en personeel een feest vraagt.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor mobiele barbedrijven: dranklijsten, evenementafspraken en laatste keuzes voor de organisator op één plek, met wijzigingen vastgelegd.
- Toegang per evenement regelen
- Vastgelegde afspraken tonen
- Wijzigingen laten beoordelen