Digitale werkbonnen voor mobiele barbedrijven
Digitale werkbonnen voor mobiele barbedrijven waarin het uitgifteplan, het arrangement en de afspraken met de locatie bij het barteam liggen, en het verloop van de avond terugkomt.
Wat is belangrijk voor mobiele barbedrijven?
Op de avond zelf moet het barhoofd van mobiele barbedrijven veel weten dat in de offerte staat maar nooit bij hem aankomt. Mogen gasten na het diner nog bier, of alleen nog fris en koffie? Is de cocktail welkomstdrank of zit hij in het arrangement? Tot hoe laat is er afgesproken, en wie van de organisatoren mag besluiten om te verlengen? Dat staat nu op een geprint briefje of in een appje van de planner. Na afloop moet het verbruik geteld worden, de werkelijke eindtijd genoteerd en de breuk vastgelegd, en dat gebeurt om twee uur 's nachts in een lege zaal op een bierviltje.
Van dagelijkse praktijk naar werkende software.
Uitgifteplan klaarzetten
Voor elk feest krijgt het barhoofd een werkbon met het arrangement per feestdeel, de drankkaart, de afgesproken eindtijd en de naam van wie namens de opdrachtgever mag beslissen. Ook staan erop: hoeveel flessen en vaten mee zijn, waar de bar staat en wat er met lege kratten gebeurt. Het team leest dit in de bus op weg naar de locatie.
Verloop van de avond vastleggen
Tijdens het feest legt het barhoofd momenten vast die later tellen: start van het schenken, een verlenging met de naam van wie ervoor koos, een wisseling van arrangement na het diner. Bij nacalculatie telt het team aangebroken voorraad op vaste momenten. Zo is aan het eind niet alleen een totaal bekend, maar ook wanneer het verbruik plaatsvond.
Afsluiten en overdragen
Na afloop telt het team wat er over is, noteert breuk en vermiste glazen en laat de opdrachtgever de eindtijd en eventuele verlenging bevestigen. Die gegevens gaan terug naar kantoor als basis voor de factuur en de voorraad. Ontbreekt een handtekening, dan blijft de werkbon open en ziet de planner dat.
Aansluiten op wat jullie al gebruiken.
Barteams werken nu vaak met een uitgeprint draaiboek, een telling op papier en foto's van de koelcel aan het eind van de avond. De werkbon kan op een telefoon of tablet draaien die al mee gaat naar evenementen. De gegevens uit de offerte blijven van kantoor: het barhoofd kan ze lezen, maar niet aanpassen. Wat het team aanlevert, zoals verbruik, eindtijd en breuk, wordt pas definitief na controle door wie de factuur maakt. Zo blijft voor iedereen duidelijk wie welke informatie mag wijzigen.
Tellen per uur of alleen na afloop
Alleen aan het eind tellen is het snelst, maar zegt niets over wanneer er veel gedronken werd. Op een paar vaste momenten tellen kost het team iets meer tijd en geeft inzicht in het verloop, handig als het arrangement halverwege wisselt. Voor feesten op nacalculatie is tellen per feestdeel vaak de eerlijkste basis.
Verlenging mondeling of vastgelegd
Een verlenging wordt op het feest vaak met een knik afgesproken, door iemand die later niet de rekening betaalt. Laat je de beslisser in de werkbon bevestigen, dan voorkom je discussie bij de factuur. Het barhoofd ziet vooraf wie dat mag, zodat hij niet de enthousiaste oom aan de bar laat beslissen.
Papier als reserve of alleen digitaal
Op buitenlocaties valt het bereik soms weg. Een werkbon die zonder verbinding blijft werken en later bijwerkt, maakt een papieren reserve meestal overbodig. Toch kiezen sommige teams voor een geprint overzicht als het barhoofd zelf weinig digitaal werkt. Belangrijk is dat de telling uiteindelijk op één plek terechtkomt.
Zo ziet dat er in de praktijk uit.
Duehello
Facturen verstuurd. De opvolging geregeld.
Lees het verhaal
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
BillingFlow
Van factuur naar betaling. Eén heldere flow.
Lees het verhaalDe foto’s bij de klantverhalen zijn sfeerbeelden ter illustratie, geen foto’s van onze klanten.
Begin met een controleerbare afbakening.
Het begin omvat een werkbon met arrangement, drankkaart, eindtijd en beslisser, het vastleggen van verlenging en telling tijdens het feest, en de afsluiting met handtekening. We proberen het uit met een rustig bedrijfsfeest en met een bruiloft die een uur uitloopt en halverwege overgaat op een ander arrangement. Wanneer dat werkt, volgt het doorzetten van de telling naar facturatie en voorraad.
Bekijk onze prijsopbouwHosting en beheerGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkhedenWerkt de werkbon op een locatie zonder bereik?
Ja. De werkbon wordt vooraf op het toestel geladen en alles wat het team invult, wordt bewaard tot er weer verbinding is. Het barhoofd ziet welke gegevens nog niet zijn verstuurd, zodat niets verloren gaat als iemand na het feest snel vertrekt.
Kan de organisator de telling ter plekke zien?
Als jullie dat willen, ondertekent de opdrachtgever na afloop een samenvatting met eindtijd, verlenging en verbruik. Hij ziet dan dezelfde getallen die naar kantoor gaan. Dat voorkomt dat de factuur weken later een verrassing is en geeft het barhoofd een moment om vragen meteen te beantwoorden.
Hoe leggen we breuk en vermiste glazen vast?
Het team telt bij het inpakken het glaswerk per soort en vult in wat er ontbreekt of kapot is. Een foto van de kratten kan erbij. Of je breuk doorrekent, staat in de afspraken uit de offerte; de werkbon zorgt alleen dat de telling er is.
Moeten bartenders allemaal een eigen account hebben?
Niet per se. Het barhoofd is verantwoordelijk voor de werkbon en kan namens het team invullen. Willen jullie dat elke bartender zijn eigen uren bevestigt, dan krijgen ze toegang tot alleen hun eigen dienst. Dat beslissen jullie per evenement of als vaste werkwijze.
Wat hier vaak op aansluit.
Wat wil je als eerste verbeteren?
Selecteer de punten die voor jullie spelen. Download je selectie als voorbereiding op een gesprek. Deze keuzes blijven in je browser.
Of bespreek het directBespreek digitale werkbonnen voor jouw bedrijf.
Beschrijf wat je wilt bouwen. Je krijgt een voorstel met doel, scope, planning en een vaste prijs, zodat je precies weet waar je aan begint.
WhatsApp+31 6 13 62 49 11info@vorlyo.com Lessen online laten boeken en betalen, zonder telefoon of losse lijstjes.
- Website met live lesrooster
- Online boeken en betalen
- Herinneringen per e-mail en sms
- Koppeling met de boekhouding