Evenementen en verhuur: Digitale werkbonnen voor mobiele barbedrijven
Digitale werkbonnen voor mobiele barbedrijven waarin het uitgifteplan, het arrangement en de afspraken met de locatie bij het barteam liggen, en het verloop van de avond terugkomt.
Wat er op een werkbon voor mobiele barbedrijven hoort.
Op de avond zelf moet het barhoofd van mobiele barbedrijven veel weten dat in de offerte staat maar nooit bij hem aankomt. Mogen gasten na het diner nog bier, of alleen nog fris en koffie? Is de cocktail welkomstdrank of zit hij in het arrangement? Tot hoe laat is er afgesproken, en wie van de organisatoren mag besluiten om te verlengen? Dat staat nu op een geprint briefje of in een appje van de planner. Na afloop moet het verbruik geteld worden, de werkelijke eindtijd genoteerd en de breuk vastgelegd, en dat gebeurt om twee uur 's nachts in een lege zaal op een bierviltje.
Digitale werkbonnen voor mobiele barbedrijven
Voorbeeld- 1
Uitgifteplan klaarzetten
AfgerondVoor elk feest krijgt het barhoofd een werkbon met het arrangement per feestdeel, de drankkaart, de afgesproken eindtijd en de naam van wie namens de opdrachtgever mag beslissen.
- 2
Verloop van de avond vastleggen
Nu bezigTijdens het feest legt het barhoofd momenten vast die later tellen: start van het schenken, een verlenging met de naam van wie ervoor koos, een wisseling van arrangement na het diner.
- 3
Afsluiten en overdragen
VolgendeNa afloop telt het team wat er over is, noteert breuk en vermiste glazen en laat de opdrachtgever de eindtijd en eventuele verlenging bevestigen.
Van voorbereiding tot afgetekende bon.
Uitgifteplan klaarzetten
Voor elk feest krijgt het barhoofd een werkbon met het arrangement per feestdeel, de drankkaart, de afgesproken eindtijd en de naam van wie namens de opdrachtgever mag beslissen. Ook staan erop: hoeveel flessen en vaten mee zijn, waar de bar staat en wat er met lege kratten gebeurt. Het team leest dit in de bus op weg naar de locatie.
Verloop van de avond vastleggen
Tijdens het feest legt het barhoofd momenten vast die later tellen: start van het schenken, een verlenging met de naam van wie ervoor koos, een wisseling van arrangement na het diner. Bij nacalculatie telt het team aangebroken voorraad op vaste momenten. Zo is aan het eind niet alleen een totaal bekend, maar ook wanneer het verbruik plaatsvond.
Afsluiten en overdragen
Na afloop telt het team wat er over is, noteert breuk en vermiste glazen en laat de opdrachtgever de eindtijd en eventuele verlenging bevestigen. Die gegevens gaan terug naar kantoor als basis voor de factuur en de voorraad. Ontbreekt een handtekening, dan blijft de werkbon open en ziet de planner dat.
Geen papier en losse foto's meer.
Barteams werken nu vaak met een uitgeprint draaiboek, een telling op papier en foto's van de koelcel aan het eind van de avond. De werkbon kan op een telefoon of tablet draaien die al mee gaat naar evenementen. De gegevens uit de offerte blijven van kantoor: het barhoofd kan ze lezen, maar niet aanpassen. Wat het team aanlevert, zoals verbruik, eindtijd en breuk, wordt pas definitief na controle door wie de factuur maakt. Zo blijft voor iedereen duidelijk wie welke informatie mag wijzigen.
Tellen per uur of alleen na afloop
Alleen aan het eind tellen is het snelst, maar zegt niets over wanneer er veel gedronken werd. Op een paar vaste momenten tellen kost het team iets meer tijd en geeft inzicht in het verloop, handig als het arrangement halverwege wisselt. Voor feesten op nacalculatie is tellen per feestdeel vaak de eerlijkste basis.
Verlenging mondeling of vastgelegd
Een verlenging wordt op het feest vaak met een knik afgesproken, door iemand die later niet de rekening betaalt. Laat je de beslisser in de werkbon bevestigen, dan voorkom je discussie bij de factuur. Het barhoofd ziet vooraf wie dat mag, zodat hij niet de enthousiaste oom aan de bar laat beslissen.
Papier als reserve of alleen digitaal
Op buitenlocaties valt het bereik soms weg. Een werkbon die zonder verbinding blijft werken en later bijwerkt, maakt een papieren reserve meestal overbodig. Toch kiezen sommige teams voor een geprint overzicht als het barhoofd zelf weinig digitaal werkt. Belangrijk is dat de telling uiteindelijk op één plek terechtkomt.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat er op de werkbon komt.
De werkbon toont arrangement, drankkaart, eindtijd en beslisser, legt verlenging en telling tijdens het feest vast en sluit af met een handtekening. Samen lopen we een rustig bedrijfsfeest door, en een bruiloft die een uur uitloopt en halverwege overgaat op een ander arrangement. De telling die doorloopt naar factuur en voorraad zet je aan wanneer het barhoofd vertrouwd is met de bon.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Werkt de werkbon op een locatie zonder bereik?
Ja. De werkbon wordt vooraf op het toestel geladen en alles wat het team invult, wordt bewaard tot er weer verbinding is. Het barhoofd ziet welke gegevens nog niet zijn verstuurd, zodat niets verloren gaat als iemand na het feest snel vertrekt.
Kan de organisator de telling ter plekke zien?
Als je dat wilt, ondertekent de opdrachtgever na afloop een samenvatting met eindtijd, verlenging en verbruik. Hij ziet dan dezelfde getallen die naar kantoor gaan. Dat voorkomt dat de factuur weken later een verrassing is en geeft het barhoofd een moment om vragen meteen te beantwoorden.
Hoe leggen we breuk en vermiste glazen vast?
Het team telt bij het inpakken het glaswerk per soort en vult in wat er ontbreekt of kapot is. Een foto van de kratten kan erbij. Of je breuk doorrekent, staat in de afspraken uit de offerte; de werkbon zorgt alleen dat de telling er is.
Moeten bartenders allemaal een eigen account hebben?
Niet per se. Het barhoofd is verantwoordelijk voor de werkbon en kan namens het team invullen. Wil je dat elke bartender zijn eigen uren bevestigt, dan krijgen ze toegang tot alleen hun eigen dienst. Dat beslis je per evenement of als vaste werkwijze.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor mobiele barbedrijvenOffertesoftware voor mobiele barbedrijven die personeelsuren, drankvolume en opstelling in één voorstel berekent, met de aannames zichtbaar voor de organisator.
- Planningssoftware voor mobiele barbedrijvenPlanningssoftware voor mobiele barbedrijven die barteams, koelcapaciteit en opstellingen per evenement verdeelt, zodat je pas toezegt als mensen en koeling er echt zijn.
- Klantportaal voor mobiele barbedrijvenEen klantportaal voor mobiele barbedrijven waar organisatoren hun dranklijst, afspraken over het evenement en open keuzes terugvinden, en wijzigingen op één plek doorgeven.
Werkbonnen die compleet terugkomen.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Digitale werkbonnen voor mobiele barbedrijven: uitgifteplan, drankkaart en locatieafspraken bij het barteam, met verbruik en eindtijd na afloop vastgelegd.
- Uitgifteplan klaarzetten
- Verloop van de avond vastleggen
- Afsluiten en overdragen