Evenementen en verhuur: Planningssoftware voor mobiele barbedrijven
Planningssoftware voor mobiele barbedrijven die barteams, koelcapaciteit en opstellingen per evenement verdeelt, zodat je pas toezegt als mensen en koeling er echt zijn.
Wat de planning bij mobiele barbedrijven lastig maakt.
In het hoogseizoen hebben mobiele barbedrijven op één zaterdag een bruiloft, een bedrijfsfeest en een festivalbar. Dan blijkt pas laat dat de enige koelaanhanger al aan een ander feest hangt, of dat de ervaren barhoofden allemaal op dezelfde locatie staan terwijl het grootste evenement met invallers draait. Bartenders zijn vaak oproepkrachten die in een appgroep reageren, en wie wat heeft toegezegd staat nergens bij elkaar. Ook reistijd en opbouw worden onderschat: een bar die om vier uur moet staan, betekent een team dat om één uur vertrekt. Zonder overzicht van mensen, koeling en bars per dag zeg je feesten toe die je niet goed kunt bemensen.
Planningssoftware voor mobiele barbedrijven
Voorbeeld- 1
Benodigde inzet per feest
AfgerondUit de bevestigde offerte volgt hoeveel bartenders er nodig zijn, of er een barhoofd bij moet, welke opstelling meegaat en hoeveel koeling het drankvolume vraagt.
- 2
Mensen en koeling toewijzen
Nu bezigDe planner ziet per dag welke bartenders beschikbaar zijn, wie ervaring heeft met cocktails of grote groepen en welke koelaanhangers en bars nog vrij zijn.
- 3
Bevestigen en laten wijzigen
VolgendeElke bartender krijgt een bevestiging met adres, vertrektijd, kleding en contactpersoon op de locatie.
Van opdracht tot bevestigde afspraak.
Benodigde inzet per feest
Uit de bevestigde offerte volgt hoeveel bartenders er nodig zijn, of er een barhoofd bij moet, welke opstelling meegaat en hoeveel koeling het drankvolume vraagt. Daarbij komen vertrektijd, opbouw en afbouw, zodat het werkblok van het team langer is dan het feest zelf. Die inzet staat per evenement klaar om te verdelen.
Mensen en koeling toewijzen
De planner ziet per dag welke bartenders beschikbaar zijn, wie ervaring heeft met cocktails of grote groepen en welke koelaanhangers en bars nog vrij zijn. Een toewijzing die botst, zoals dezelfde koelwagen op twee locaties, wordt meteen zichtbaar. Oproepkrachten geven hun beschikbaarheid vooraf door in plaats van te reageren op een groepsbericht.
Bevestigen en laten wijzigen
Elke bartender krijgt een bevestiging met adres, vertrektijd, kleding en contactpersoon op de locatie. Zegt iemand af, dan ziet de planner welke diensten openvallen en wie nog beschikbaar is. Verandert de organisator de eindtijd, dan wordt zichtbaar welke diensten daardoor langer worden en wie daarvoor opnieuw bevestiging moet geven.
Naast je agenda en je team.
Planning gebeurt nu vaak in een gedeelde agenda, een rekenblad met namen per weekend en een appgroep waarin diensten worden uitgezet. Bartenders houden hun eigen agenda bij; jij bent eigenaar van de opdrachten en de toewijzing. We kunnen beschikbaarheid laten invullen via een eenvoudig scherm op de telefoon en de definitieve planning delen met dezelfde mensen. Koelaanhangers en bars die je huurt in plaats van bezitten, nemen we op als middel met een eigen beschikbaarheid, zodat ook een gehuurde koelcel in de planning meetelt.
Vaste kern of alleen oproepkrachten
Met een vaste kern van barhoofden weet je zeker dat elk feest iemand heeft die het overzicht houdt, maar die mensen moeten ook in rustige weken betaald worden. Alleen oproepkrachten is flexibel, maar maakt elk druk weekend een puzzel. De planning laat per evenement zien of er een ervaren kracht op staat, wat je ook kiest.
Eigen koeling of bijhuren
Eigen koelaanhangers zijn altijd beschikbaar als je ze niet dubbel boekt, maar staan in de winter stil. Bijhuren voor drukke dagen voorkomt investeringen, maar vraagt om tijdig reserveren en ophalen. Door eigen en gehuurde koeling in dezelfde planning op te nemen, zie je vroeg genoeg op welke datum je tekort komt.
Planner beslist of bartenders kiezen
Bartenders laten intekenen op open diensten is snel en geeft ze vrijheid, maar de beste mensen kiezen dan de leukste feesten. Laat je de planner toewijzen, dan kun je ervaring eerlijk verdelen over de evenementen. Een mengvorm werkt vaak: beschikbaarheid opgeven, en de planner wijst toe op basis van wat elk feest nodig heeft.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de planning inrichten.
Per evenement staan de inzet, het toewijzen van bartenders, opstellingen en koeling en de bevestiging naar het team klaar. Voor de livegang doorlopen we samen een gewoon weekend met twee feesten, en een zaterdag waarop een bartender op het laatste moment afzegt en een koelaanhanger uitvalt. Beschikbaarheid delen met oproepkrachten en gewerkte uren die meegaan naar de factuur kun je later aanzetten.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen bartenders hun beschikbaarheid zelf doorgeven?
Ja, via een eenvoudig scherm op hun telefoon waarin ze per datum aangeven of ze kunnen. De planner ziet die beschikbaarheid naast de open diensten. Bartenders zien hun eigen bevestigde diensten, maar niet de planning van collega's, tenzij ze samen op hetzelfde feest staan.
Hoe plannen we opbouw op de dag ervoor?
Sommige feesten vragen om een bar die een dag eerder wordt neergezet, bijvoorbeeld bij een tent die vroeg dicht moet. Opbouw en afbouw worden dan eigen blokken in de planning, met hun eigen team en voertuig. Zo zie je dat de aanhanger al op vrijdag weg is.
Telt reistijd mee in de diensten?
Dat bepaal je zelf. In de planning staat reistijd als apart deel van het werkblok, zodat je ziet hoe lang iemand werkelijk weg is. Of je die tijd uitbetaalt of doorrekent aan de organisator, is een afspraak die je vastlegt; de planning maakt alleen zichtbaar hoeveel het is.
Wat als twee feesten dezelfde bar willen?
Dan ziet de planner de botsing zodra het tweede feest wordt bevestigd. Je kunt een andere opstelling voorstellen of de offerte nog niet laten accorderen. Het voorkomt dat je op de dag zelf ontdekt dat de mooie houten bar maar één keer bestaat.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor mobiele barbedrijvenDigitale werkbonnen voor mobiele barbedrijven waarin het uitgifteplan, het arrangement en de afspraken met de locatie bij het barteam liggen, en het verloop van de avond terugkomt.
- Website voor mobiele barbedrijvenEen website voor mobiele barbedrijven die baropstellingen en drankarrangementen zo uitlegt dat een organisator al weet wat hij kiest voordat hij een aanvraag stuurt.
- Aanvraagformulier voor mobiele barbedrijvenEen aanvraagformulier voor mobiele barbedrijven dat gasten, duur en drankselectie zo uitvraagt dat je zonder belronde kunt inschatten hoeveel bar en personeel een feest vraagt.
Een planning die uitvoerbaar is.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Planningssoftware voor mobiele barbedrijven: bartenders, koelwagens en bars per evenement verdeeld, met dubbele boekingen en tekorten vooraf zichtbaar.
- Benodigde inzet per feest
- Mensen en koeling toewijzen
- Bevestigen en laten wijzigen