Evenementen en verhuur: Voorraadsoftware voor mobiele barbedrijven
Voorraadsoftware voor mobiele barbedrijven die flessen, vaten, glaswerk en koeling bijhoudt per evenement, zodat je weet wat in het magazijn staat en wat al onderweg is.
Waar de voorraad bij mobiele barbedrijven gaat schuiven.
Na een druk weekend staan bij mobiele barbedrijven aangebroken vaten, halflege flessen gin en kratten glaswerk door elkaar in het magazijn. Wat nog bruikbaar is, wat terug moet naar de groothandel en welk glaswerk nog afgewassen moet worden, weet vaak alleen wie die zondag heeft uitgeladen. Op maandag wordt drank besteld op basis van een gevoel. Ook glaswerk loopt weg: honderd wijnglazen gaan mee en er komen er minder terug, maar of ze gebroken zijn of bij de zaal achterbleven, blijft onduidelijk. Koelaanhangers en bierkoelers staan op een lijst, maar wanneer welke koeling weg is en terugkomt, staat er niet bij.
Voorraadsoftware voor mobiele barbedrijven
Voorbeeld- 1
Artikelen eenduidig benoemen
AfgerondElke soort fles, vat, glas en koelmiddel krijgt een vaste omschrijving en een eenheid: per fles, per krat, per rek.
- 2
Reserveren per evenement
Nu bezigZodra een feest bevestigd is, wordt de benodigde drank, het glaswerk en de koeling gereserveerd.
- 3
Terugboeken na afloop
VolgendeNa het feest vult het team in wat er terugkomt: volle en aangebroken flessen, lege vaten, glaswerk per soort en wat kapot of vermist is.
Van ontvangst tot gebruik.
Artikelen eenduidig benoemen
Elke soort fles, vat, glas en koelmiddel krijgt een vaste omschrijving en een eenheid: per fles, per krat, per rek. Koelaanhangers en tapinstallaties krijgen een eigen nummer zodat ze los te volgen zijn. Aangebroken flessen worden als aparte categorie bijgehouden, zodat ze niet als volle voorraad meetellen bij de volgende bestelling.
Reserveren per evenement
Zodra een feest bevestigd is, wordt de benodigde drank, het glaswerk en de koeling gereserveerd. Je ziet per datum wat vrij is, wat al voor een ander evenement klaarstaat en wat nog besteld moet worden. Overlappen twee feesten in glaswerk, dan zie je dat vroeg genoeg om bij te huren.
Terugboeken na afloop
Na het feest vult het team in wat er terugkomt: volle en aangebroken flessen, lege vaten, glaswerk per soort en wat kapot of vermist is. Die gegevens werken de voorraad bij en tonen het verschil met wat is meegegaan. Statiegeld voor vaten en kratten krijgt een eigen regel, zodat het niet verdwijnt tussen de rest.
Naast je inkoop en leveranciers.
Barbedrijven houden voorraad vaak bij in een rekenblad dat na elke inkoop wordt bijgewerkt, met inkoopfacturen van de groothandel als bron. We kunnen die artikellijst overnemen en de inkoop blijft lopen via je vaste leveranciers. Wat het magazijn telt, is leidend voor de voorraad; de offerte en planning reserveren alleen. Glaswerk dat je bijhuurt van een verhuurbedrijf, neem je op met een eigen herkomst, zodat het bij terugbrengen niet verward wordt met je eigen glazen.
Drank inkopen per feest of op voorraad
Inkopen per feest houdt weinig geld vast in het magazijn, maar maakt je afhankelijk van levertijden en houdbaarheid. Een basisvoorraad van veelgevraagde dranken geeft rust in drukke weken, met aanvullingen voor speciale wensen. De software laat per artikel zien hoe vaak het wordt gebruikt, zodat je die keuze onderbouwd maakt.
Aangebroken flessen opnieuw inzetten of afschrijven
Een aangebroken fles sterke drank kan prima naar het volgende feest, een geopend vat bier vaak niet. Leg per soort vast wat er mag. Dan weet het team bij terugkomst wat terug de voorraad in gaat en wat wordt afgeschreven, en klopt de telling voor de volgende reservering.
Glaswerk zelf bezitten of bijhuren
Eigen glaswerk kost opslag, afwassen en vervanging van breuk. Bijhuren voor grote feesten scheelt ruimte, maar je betaalt per stuk en moet het tijdig terugbrengen. Door eigen en gehuurd glaswerk apart te volgen, zie je welke variant voor welk soort evenement goedkoper uitkomt. Ook breuk per soort glas wordt zo zichtbaar.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWelke voorraad we vastleggen.
Een artikellijst voor drank, glaswerk en koeling staat bij de start klaar, met reserveren per bevestigd evenement en terugboeken na afloop met breuk en aangebroken flessen. Samen spelen we een gewoon weekend na, en een week waarin twee grote feesten hetzelfde glaswerk nodig hebben. Bestellijsten op basis van komende reserveringen en breuk en verbruik op de factuur zet je aan zodra de tellingen te vertrouwen zijn.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe tellen we aangebroken flessen?
Per fles kies je een eenvoudige schatting, zoals vol, half of bijna leeg. Een nauwkeurige meting is zelden nodig. Het doel is dat aangebroken flessen apart zichtbaar zijn en bij de volgende reservering eerst worden ingezet, zodat er niet onnodig nieuwe flessen worden opengemaakt.
Kunnen we koelaanhangers ook als voorraad volgen?
Ja, als middel met een eigen nummer in plaats van als aantal. Je ziet dan per aanhanger wanneer hij gereserveerd is, waar hij staat en wanneer hij terugkomt. Onderhoud of een defecte koelunit kun je vastleggen, zodat een aanhanger die in de werkplaats staat niet wordt ingepland.
Wat als glaswerk bij de locatie achterblijft?
Dan noteert het team het als vermist met de locatie erbij. Komt het later terug, dan boek je het alsnog in. Blijft het weg, dan heb je een overzicht per locatie en kun je met de zaal of de organisator bespreken wat er gebeurt.
Werkt dit samen met onze inkoop bij de groothandel?
De voorraadsoftware laat zien wat er nodig is voor komende feesten minus wat er al staat. Die lijst kun je gebruiken voor je bestelling bij de groothandel. Bestellen gaat via je gebruikelijke route; ontvangen goederen boek je in, zodat de voorraad klopt.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor mobiele barbedrijvenDigitale werkbonnen voor mobiele barbedrijven waarin het uitgifteplan, het arrangement en de afspraken met de locatie bij het barteam liggen, en het verloop van de avond terugkomt.
- Website voor mobiele barbedrijvenEen website voor mobiele barbedrijven die baropstellingen en drankarrangementen zo uitlegt dat een organisator al weet wat hij kiest voordat hij een aanvraag stuurt.
- Aanvraagformulier voor mobiele barbedrijvenEen aanvraagformulier voor mobiele barbedrijven dat gasten, duur en drankselectie zo uitvraagt dat je zonder belronde kunt inschatten hoeveel bar en personeel een feest vraagt.
Weten wat er echt ligt.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Voorraadsoftware voor mobiele barbedrijven: drank, glaswerk en koeling per evenement gereserveerd, met retouren en breuk na afloop teruggeboekt.
- Artikelen eenduidig benoemen
- Reserveren per evenement
- Terugboeken na afloop