Facturatiekoppeling voor restauratieateliers
Een facturatiekoppeling voor restauratieateliers die uitgevoerd onderzoek en behandeling vanuit het objectdossier omzet in een factuurvoorstel, met afwijkingen van de begroting zichtbaar en onderbouwd.
Wat is belangrijk voor restauratieateliers?
Een restauratiefactuur moet aansluiten bij wat is afgesproken, maar het werk verloopt zelden precies volgens plan. Een ingreep die op tien uur was begroot, kost er veertien omdat de vernis hardnekkiger was. Een andere ingreep is geschrapt omdat de eigenaar halverwege anders besloot. Bij een schadegeval moet de factuur gesplitst worden tussen de verzekeraar en de eigenaar. En een instelling wil een factuur met hun objectnummer en een verwijzing naar hun opdracht. Als de factuur uit het geheugen of uit de offerte wordt opgemaakt, kloppen de uren niet en ontbreekt de onderbouwing. Dat leidt tot vragen, vooral bij instellingen met een eigen controle.
Van dagelijkse praktijk naar werkende software.
Uitgevoerde ingrepen en uren verzamelen
Bij het afronden van een object haalt de koppeling uit het dossier welke ingrepen zijn uitgevoerd, hoeveel uren eraan zijn besteed en welke materialen zijn gebruikt. Daarnaast staan de begrote bedragen uit het behandelplan en de akkoorden die de eigenaar gaf, ook op tussentijdse vragen.
Afwijkingen van de begroting beoordelen
Het factuurvoorstel toont per ingreep het verschil tussen begroting en werkelijkheid. De restaurator beoordeelt elke afwijking: binnen de afgesproken marge doorberekenen, een tussentijds akkoord als onderbouwing gebruiken, of het verschil zelf dragen. Geschrapte ingrepen verdwijnen uit het voorstel, met een notitie waarom.
Concept met onderbouwing overdragen
Het goedgekeurde voorstel gaat als concept naar het boekhoudpakket, met de juiste klant, regels en btw. Bij een schadegeval worden twee concepten gemaakt, voor verzekeraar en eigenaar. Een overzicht van uitgevoerde ingrepen gaat als bijlage mee, zodat de klant ziet waarvoor hij betaalt.
Aansluiten op wat jullie al gebruiken.
Ateliers gebruiken meestal een boekhoudpakket voor facturen en betalingen. De koppeling zet alleen concepten klaar; versturen en de betaling volgen gebeurt daar. Klantgegevens en btw komen uit het boekhoudpakket, de begroting uit de offerte, en de uitgevoerde ingrepen en uren uit het objectdossier. Instellingen die een bepaalde opbouw of referentie op de factuur nodig hebben, kunnen die als vaste instelling per klant krijgen.
Factureren na afloop of in termijnen
Een korte behandeling factureer je na afloop. Een behandeling die maanden duurt, legt veel werk en materiaal voor rekening van het atelier. Termijnfacturen na afgesproken fasen, zoals na het onderzoek en halverwege de behandeling, houden de geldstroom gezond. Leg in de offerte vast wanneer welke termijn komt.
Overschrijding doorberekenen of dragen
Als een ingreep meer tijd kost dan begroot, kun je die doorberekenen als de eigenaar akkoord gaf op een marge of een aanpassing. Zonder akkoord ligt het voor de hand het verschil zelf te dragen, of eerst te overleggen. Vastleggen hoe vaak dat gebeurt, helpt om toekomstige begrotingen beter te maken.
Gesplitste factuur bij schade of één factuur
Bij een schadegeval betaalt de verzekeraar vaak het herstel van de schade, terwijl de eigenaar ingrepen betaalt die al nodig waren. Twee facturen maken dat duidelijk, maar vragen dat de begroting al zo is opgesplitst. Eén factuur aan de eigenaar, die zelf met de verzekeraar afrekent, is eenvoudiger voor het atelier.
Zo ziet dat er in de praktijk uit.
Duehello
Facturen verstuurd. De opvolging geregeld.
Lees het verhaal
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
BillingFlow
Van factuur naar betaling. Eén heldere flow.
Lees het verhaalDe foto’s bij de klantverhalen zijn sfeerbeelden ter illustratie, geen foto’s van onze klanten.
Begin met een controleerbare afbakening.
Een eerste versie haalt uitgevoerde ingrepen, uren en materialen uit het objectdossier, zet ze naast de begroting en akkoorden, en maakt na beoordeling een concept in het boekhoudpakket met een overzicht als bijlage. We testen dat met een gewone behandeling die binnen de begroting bleef, en met een schadegeval waarin een ingreep meer tijd kostte en de factuur gesplitst moet worden. Daarna volgen termijnfacturen en instellingen per klant.
Bekijk onze prijsopbouwHosting en beheerGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkhedenKunnen we een termijnfactuur maken na het onderzoek?
Ja. Na het afronden van het conditieonderzoek kan de koppeling een factuur voor de onderzoeksuren klaarzetten. Als de afspraak is dat die later worden verrekend met de behandeling, wordt dat bij de eindfactuur automatisch meegenomen.
Hoe onderbouwen we een overschrijding op de factuur?
Het overzicht bij de factuur toont per ingreep de begrote en werkelijke uren, met een verwijzing naar een tussentijds akkoord als dat er is. Zo ziet de klant dat een overschrijding besproken is, en waarom het werk meer vroeg.
Kunnen we facturen in het formaat van een instelling maken?
Ja. Per klant kun je vastleggen welke referentie, zoals een objectnummer of opdrachtnummer, en welke opbouw de factuur moet hebben. Het concept wordt dan in dat formaat klaargezet, zodat de instelling het zonder vragen kan verwerken.
Worden facturen automatisch naar de opdrachtgever verstuurd?
Nee. De koppeling zet een concept klaar in het boekhoudpakket, en het atelier controleert en verstuurt het zelf. Bij gevoelige objecten en instellingen met een eigen controle is dat extra belangrijk, omdat elke regel moet kloppen met de afspraken.
Wat hier vaak op aansluit.
Wat wil je als eerste verbeteren?
Selecteer de punten die voor jullie spelen. Download je selectie als voorbereiding op een gesprek. Deze keuzes blijven in je browser.
Of bespreek het directBespreek facturatiekoppeling voor jouw bedrijf.
Beschrijf wat je wilt bouwen. Je krijgt een voorstel met doel, scope, planning en een vaste prijs, zodat je precies weet waar je aan begint.
WhatsApp+31 6 13 62 49 11info@vorlyo.com Lessen online laten boeken en betalen, zonder telefoon of losse lijstjes.
- Website met live lesrooster
- Online boeken en betalen
- Herinneringen per e-mail en sms
- Koppeling met de boekhouding