Ontwerp en creatieve productie: Facturatiesoftware voor restauratieateliers
Facturatiesoftware voor restauratieateliers die uitgevoerd onderzoek en behandeling uit het objectdossier op een factuur zet, met afwijkingen van de begroting zichtbaar en onderbouwd.
Waar facturen bij restauratieateliers blijven liggen.
Een restauratiefactuur moet aansluiten bij wat is afgesproken, maar het werk verloopt zelden precies volgens plan. Een ingreep die op tien uur was begroot, kost er veertien omdat de vernis hardnekkiger was. Een andere ingreep is geschrapt omdat de eigenaar halverwege anders besloot. Bij een schadegeval moet de factuur gesplitst worden tussen de verzekeraar en de eigenaar. En een instelling wil een factuur met hun objectnummer en een verwijzing naar hun opdracht. Als de factuur uit het geheugen of uit de offerte wordt opgemaakt, kloppen de uren niet en ontbreekt de onderbouwing. Dat leidt tot vragen en late betalingen, vooral bij instellingen met een eigen controle.
Facturatiesoftware voor restauratieateliers
Voorbeeld- 1
Ingrepen en uren verzamelen
AfgerondBij het afronden van een object staat in het dossier welke ingrepen zijn uitgevoerd, hoeveel uren eraan zijn besteed en welke materialen zijn gebruikt.
- 2
Afwijkingen van de begroting beoordelen
Nu bezigDe factuur toont per ingreep het verschil tussen begroting en werkelijkheid.
- 3
Versturen met onderbouwing
VolgendeDe goedgekeurde factuur gaat met betaallink naar de klant, met een overzicht van uitgevoerde ingrepen als bijlage.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Ingrepen en uren verzamelen
Bij het afronden van een object staat in het dossier welke ingrepen zijn uitgevoerd, hoeveel uren eraan zijn besteed en welke materialen zijn gebruikt. Daarnaast staan de begrote bedragen uit het behandelplan en de akkoorden die de eigenaar gaf, ook op tussentijdse vragen.
Afwijkingen van de begroting beoordelen
De factuur toont per ingreep het verschil tussen begroting en werkelijkheid. De restaurator beoordeelt elke afwijking: binnen de afgesproken marge doorberekenen, een tussentijds akkoord als onderbouwing gebruiken, of het verschil zelf dragen. Geschrapte ingrepen verdwijnen van de factuur, met een notitie waarom.
Versturen met onderbouwing
De goedgekeurde factuur gaat met betaallink naar de klant, met een overzicht van uitgevoerde ingrepen als bijlage. Bij een schadegeval ontstaan twee facturen, voor verzekeraar en eigenaar. Herinneringen gaan automatisch en per factuur is zichtbaar wat er al betaald is en wat nog openstaat.
Factureren vanuit dezelfde software.
Ateliers houden dossiers, offertes en facturen vaak op verschillende plekken bij. Hier staan begroting, akkoorden, uitgevoerde ingrepen, uren en factuur in dezelfde software, zodat de onderbouwing uit het dossier komt. Instellingen die een bepaalde opbouw of referentie op de factuur nodig hebben, krijgen die als vaste instelling per klant. Het atelier controleert en verstuurt elke factuur zelf en ziet de betaalstatus per object. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export met het btw-overzicht.
Factureren na afloop of in termijnen
Een korte behandeling factureer je na afloop. Een behandeling die maanden duurt, legt veel werk en materiaal voor rekening van het atelier. Termijnfacturen na afgesproken fasen, zoals na het onderzoek en halverwege de behandeling, houden de geldstroom gezond. Leg in de offerte vast wanneer welke termijn komt.
Overschrijding doorberekenen of dragen
Als een ingreep meer tijd kost dan begroot, kun je die doorberekenen als de eigenaar akkoord gaf op een marge of een aanpassing. Zonder akkoord ligt het voor de hand het verschil zelf te dragen, of eerst te overleggen. Vastleggen hoe vaak dat gebeurt, helpt om toekomstige begrotingen beter te maken.
Gesplitste factuur bij schade of één factuur
Bij een schadegeval betaalt de verzekeraar vaak het herstel van de schade, terwijl de eigenaar ingrepen betaalt die al nodig waren. Twee facturen maken dat duidelijk, maar vragen dat de begroting al zo is opgesplitst. Eén factuur aan de eigenaar, die zelf met de verzekeraar afrekent, is eenvoudiger voor het atelier.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Bij de start leggen we de factuuropbouw per instelling vast, met objectnummer en opdrachtreferentie, en de marges per soort ingreep uit je behandelvoorstellen. Uitgevoerde ingrepen, uren en materialen komen zo naast begroting en akkoorden op de factuur, met een overzicht als bijlage. Samen factureren we een gewone behandeling binnen de begroting, en een schadegeval waarin een ingreep meer tijd kostte en de factuur gesplitst moet worden. Termijnfacturen zet je aan voor lange behandelingen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we een termijnfactuur maken na het onderzoek?
Ja. Na het afronden van het conditieonderzoek staat een factuur voor de onderzoeksuren klaar. Als de afspraak is dat die later worden verrekend met de behandeling, wordt dat bij de eindfactuur automatisch meegenomen, zodat de klant ziet wat al betaald is.
Hoe onderbouwen we een overschrijding op de factuur?
Het overzicht bij de factuur toont per ingreep de begrote en werkelijke uren, met een verwijzing naar een tussentijds akkoord als dat er is. Zo ziet de klant dat een overschrijding besproken is, en waarom het werk meer vroeg.
Kunnen we facturen in het formaat van een instelling maken?
Ja. Per klant kun je vastleggen welke referentie, zoals een objectnummer of opdrachtnummer, en welke opbouw de factuur moet hebben. De factuur wordt dan in dat formaat gemaakt, zodat de instelling hem zonder vragen kan verwerken.
Worden facturen automatisch naar de opdrachtgever verstuurd?
Nee. De software maakt de factuur klaar, en het atelier controleert en verstuurt hem zelf. Bij gevoelige objecten en instellingen met een eigen controle is dat extra belangrijk, omdat elke regel moet kloppen met de afspraken. Herinneringen na verzending gaan wel automatisch.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor restauratieateliersOffertesoftware voor restauratieateliers die onderzoeksuren en behandelplan scheidt, met per ingreep een eigen begroting, zodat de eigenaar per stap kan kiezen en akkoord geven.
- Digitale werkbonnen voor restauratieateliersDigitale werkbonnen voor restauratieateliers in de vorm van een objectdossier met conditierapport, behandelakkoord, ingrepen, materialen en beelden, zodat elke behandeling volledig vastgelegd is.
- Website voor restauratieateliersEen website voor restauratieateliers die disciplines, werkwijze en het verloop van conditieonderzoek naar behandeling uitlegt, zodat particulieren, musea en verzekeraars weten wat ze kunnen verwachten.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor restauratieateliers: onderzoek en behandeling uit het objectdossier op een factuur met betaallink, afwijkingen onderbouwd.
- Ingrepen en uren verzamelen
- Afwijkingen van de begroting beoordelen
- Versturen met onderbouwing