Reparatie en specialistische service: Facturatiesoftware voor rolluikservicebedrijven
Facturatiesoftware voor rolluikservicebedrijven die afgetekende storingsbonnen, gebruikte onderdelen en het geaccepteerde voorstel samenbrengt tot een factuur die kantoor alleen nog controleert en verstuurt.
Waar facturen bij rolluikservicebedrijven blijven liggen.
Bij rolluikservicebedrijven verschilt wat gefactureerd moet worden per bezoek. Een afstelling gaat op voorrijkosten en tijd, een motorvervanging op het geaccepteerde voorstel, en extra werk dat de monteur ter plekke deed, zoals een nieuwe eindlat, staat soms alleen op de bon. Kantoor typt die gegevens over vanuit papieren bonnen, mails en de offerte, en mist daarbij regels of factureert iets dubbel. Bij beheerders en woningcorporaties komt daar nog bij dat de factuur een ordernummer, een object of een kostenplaats moet bevatten. Ontbreekt dat, dan komt de factuur terug en schuift de betaling op.
Facturatiesoftware voor rolluikservicebedrijven
Voorbeeld- 1
Bon en voorstel bij elkaar
AfgerondZodra een bon is afgetekend, verzamelt de software wat bij die opdracht hoort: het geaccepteerde voorstel, de bestede tijd, de gebruikte onderdelen en eventuele hoogwerkerkosten.
- 2
Afwijkingen van het voorstel tonen
Nu bezigWijkt de bon af van het voorstel, bijvoorbeeld omdat de as ook vervangen moest, dan markeert de software dat verschil.
- 3
Factuur met referenties versturen
VolgendeNa controle maakt de software de factuur, met regels per rolluik en de referenties die de klant verlangt, en verstuurt hem met betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Bon en voorstel bij elkaar
Zodra een bon is afgetekend, verzamelt de software wat bij die opdracht hoort: het geaccepteerde voorstel, de bestede tijd, de gebruikte onderdelen en eventuele hoogwerkerkosten. Voor bezoeken zonder voorstel gelden je vaste tarieven. Zakelijke referenties zoals ordernummer of object komen mee uit de oorspronkelijke melding.
Afwijkingen van het voorstel tonen
Wijkt de bon af van het voorstel, bijvoorbeeld omdat de as ook vervangen moest, dan markeert de software dat verschil. Kantoor ziet of de klant voor dat extra werk akkoord gaf op de bon of dat er eerst overleg nodig is. Zo gaat geen meerwerk ongezien de deur uit en wordt niets onterecht in rekening gebracht.
Factuur met referenties versturen
Na controle maakt de software de factuur, met regels per rolluik en de referenties die de klant verlangt, en verstuurt hem met betaallink. Herinneringen gaan automatisch en de betaalstatus staat bij de opdracht. De software bewaart welke bon tot welke factuur leidde, zodat een vraag van de klant snel te beantwoorden is.
Factureren vanuit dezelfde software.
Facturen worden nu vaak gemaakt in een boekhoudprogramma, met gegevens die kantoor overtypt van bonnen en offertes. In de software komt de factuur uit de afgetekende bon en het voorstel, met artikelcodes uit je artikellijst, nummering, btw en betaalstatus. De werkbon is eigenaar van wat er feitelijk is gedaan. Afspraken met vaste zakelijke klanten, zoals tarieven of verplichte referenties, leggen we bij de start per klant vast. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export.
Direct na het bezoek of verzameld per periode
Particulieren krijgen hun factuur graag kort na het bezoek, terwijl een beheerder met veel adressen liever één verzamelfactuur per periode ontvangt. De software regelt dat per klant, zoals je het bij de start vastlegt. Verzamelen vraagt wel dat de afgetekende bonnen tot die tijd klaarstaan zonder dat ze uit beeld raken.
Voorrijkosten apart of in het uurtarief
Een aparte regel voor voorrijden is transparant, maar roept bij sommige klanten vragen op. Opnemen in het tarief is eenvoudiger, maar maakt korte bezoeken verliesgevend als ze ver weg zijn. Wat je kiest, legt de software vast als regel, zodat elke factuur dezelfde opbouw heeft en kantoor er niet per klant over hoeft na te denken.
Garantie zichtbaar op de factuur
Een motor die onder fabrieksgarantie wordt vervangen, kost de klant mogelijk alleen arbeid, of helemaal niets als het om een eerdere reparatie van jou gaat. Die afweging hoort vooraf vast te liggen en zichtbaar op de factuur te staan, met verwijzing naar het eerdere bezoek. Dat voorkomt discussie en maakt een claim bij de leverancier eenvoudiger.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Bij de start zetten we je tarieven voor voorrijden, uren en hoogwerker in de facturatie, met de garantieafspraken per motormerk en de verplichte referenties van vaste beheerders en corporaties. Voor de livegang lopen we samen een gewone motorvervanging volgens voorstel door, en een bezoek waarbij de monteur extra onderdelen gebruikte waarvoor nog geen akkoord was. Verzamelfacturen per periode voor beheerders met veel adressen zet je aan wanneer de eerste zo'n klant erom vraagt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hebben we hiernaast nog een boekhoudpakket nodig?
Voor het factureren niet: nummering, verzending met betaallink, herinneringen en betaalstatus zitten in de software. Je boekhouder kan meekijken of krijgt een export van facturen en betalingen, zodat de rest van de administratie niet hoeft te veranderen.
Hoe gaan we om met een ordernummer dat pas later binnenkomt?
De conceptfactuur blijft dan staan met een melding dat de referentie ontbreekt. Zodra het ordernummer binnen is, vult kantoor het aan en gaat de factuur door. Zo komt er geen factuur terug omdat een verplicht veld leeg was, en weet kantoor precies welke facturen nog op een referentie wachten.
Kunnen we garantievervangingen apart bijhouden voor de leverancier?
Ja. Een vervanging onder garantie krijgt op de bon een eigen markering met het serienummer van de oude motor. De software neemt dat mee als regel zonder of met verlaagd bedrag en maakt een lijst die je bij de leverancier kunt indienen.
Wat als de klant de factuur betwist?
Dan ziet kantoor bij de factuur welke bon, welk voorstel en welke foto's eraan ten grondslag liggen. Een akkoord van de klant op het voorstel of op de bon staat erbij met datum. Dat maakt het gesprek feitelijk en voorkomt dat iemand in mappen of mail moet gaan zoeken.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor rolluikservicebedrijvenOffertesoftware voor rolluikservicebedrijven die motorkeuze, toegang tot de kast en een eventuele hoogwerker in één herstelvoorstel zet, met de aannames erbij waarop de prijs rust.
- Digitale werkbonnen voor rolluikservicebedrijvenDigitale werkbonnen voor rolluikservicebedrijven waarop de monteur per rolluik vastlegt wat hij aantrof, welke onderdelen hij gebruikte en wat er nog openstaat.
- Website voor rolluikservicebedrijvenEen website voor rolluikservicebedrijven die uitlegt welke storingen je verhelpt, wanneer een motor vervangen moet worden en welke gegevens een monteur vooraf nodig heeft.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor rolluikservice: afgetekende bonnen, motoren en onderdelen als factuur met ordernummer, betaallink en automatische herinneringen.
- Bon en voorstel bij elkaar
- Afwijkingen van het voorstel tonen
- Factuur met referenties versturen