Zakelijke levering en dienstverlening: Facturatiesoftware voor documentdigitaliseerders
Facturatiesoftware voor documentdigitaliseerders die verwerkte pagina's, indexeerwerk en extra voorbereiding per project factureert, met een specificatie die de opdrachtgever kan narekenen.
Waar facturen bij documentdigitaliseerders blijven liggen.
Documentdigitaliseerders factureren vaak op paginatelling, maar die telling is niet altijd eenduidig. Telt een dubbelzijdig vel als één of twee pagina's? Worden lege achterkanten meegeteld als ze automatisch zijn verwijderd? Wat gebeurt er met een groot formaat dat in delen is gescand? Daarbij komen indexering per veld, extra voorbereiding voor gebonden materiaal en de afhandeling van originelen. Als de projectleider die gegevens uit tellers, batchkaarten en mails moet samenstellen, kost dat veel tijd en is de opdrachtgever niet altijd overtuigd. Een factuur die per batch en per regel terug te voeren is op de werkelijke verwerking, voorkomt dat gesprek.
Facturatiesoftware voor documentdigitaliseerders
Voorbeeld- 1
Tellingen per batch verzamelen
AfgerondDe software zet per batch de paginatellingen uit de scansoftware en de batchkaart op een rij, volgens de telregels die in de offerte zijn afgesproken.
- 2
Verschillen met de offerte beoordelen
Nu bezigDe projectleider ziet het werkelijke volume naast de bandbreedte uit de offerte, en de extra voorbereiding naast wat was ingeschat.
- 3
Factuur met specificatie versturen
VolgendeDe factuur gaat naar de opdrachtgever met een specificatie per batch of per doos als bijlage en een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Tellingen per batch verzamelen
De software zet per batch de paginatellingen uit de scansoftware en de batchkaart op een rij, volgens de telregels die in de offerte zijn afgesproken. Lege achterkanten, grote formaten en apart gescande bijlagen worden geteld zoals afgesproken. Daarnaast komen indexvelden per document en bijzondere voorbereiding mee.
Verschillen met de offerte beoordelen
De projectleider ziet het werkelijke volume naast de bandbreedte uit de offerte, en de extra voorbereiding naast wat was ingeschat. Valt iets buiten de afspraken, dan ziet hij welke batches het verschil veroorzaken. Hij beslist wat er gefactureerd wordt en noteert de reden, zodat de opdrachtgever het kan volgen.
Factuur met specificatie versturen
De factuur gaat naar de opdrachtgever met een specificatie per batch of per doos als bijlage en een betaallink. De opdrachtgever kan de specificatie naast de overdrachtslijst leggen. Herinneringen gaan automatisch, en de projectleider ziet bij het project welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan.
Factureren vanuit dezelfde software.
Documentdigitaliseerders houden nu meestal facturen en scantellingen gescheiden bij. In dezelfde software staan de geaccordeerde offerte, de batchkaarten en de overdrachtslijst al bij elkaar, dus telregels en tarieven komen rechtstreeks uit het akkoord. De scansoftware blijft de bron van de ruwe tellingen en de projectleider beslist over correcties. Bij de start zetten we btw-tarieven en betaaltermijnen klaar. De boekhouder kijkt mee in het btw-overzicht of krijgt een export.
Factureren per oplevering of aan het eind
Bij grote archieven is factureren per opgeleverd deel gangbaar, zodat de kosten niet maandenlang bij jou liggen. De opdrachtgever krijgt dan wel meerdere facturen, elk met een eigen specificatie. Aan het eind factureren is eenvoudiger bij kleinere projecten. De software werkt met beide, zolang per factuur duidelijk is welke batches erin vallen.
Ruwe tellingen of gecorrigeerde tellingen
De tellers van de scansoftware tellen alles wat door de scanner gaat, ook herscans en scheidingsvellen. Factureren op ruwe tellingen is eenvoudig, maar niet eerlijk tegenover de opdrachtgever. Gecorrigeerde tellingen volgen de telregels uit de offerte. De software toont beide, zodat zichtbaar is welke correcties zijn toegepast.
Indexering per veld of per document
Indexering per veld factureren maakt zichtbaar dat elk extra veld werk kost, maar levert lange specificaties op. Een prijs per document met een vast aantal velden is overzichtelijker, maar verbergt het verschil tussen eenvoudige en lastige documenten. De keuze komt uit de offerte, en de factuur volgt die zonder handwerk.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Wat we voor je facturatie inrichten.
Tellingen per batch volgens de afgesproken telregels, het verschil met de offerte, correcties door de projectleider en een factuur met specificatie en betaallink: zo staat de facturatie bij de start klaar. Samen lopen we een gewone oplevering van losse dossiers door, en een batch waarin een deel opnieuw is gescand na een fout. Factureren per oplevering en de overdrachtslijst als bijlage bij de factuur zet je aan wanneer opdrachtgevers daarom vragen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Worden herscans aan de opdrachtgever doorberekend?
Niet als ze zijn veroorzaakt door een fout aan jouw kant. Herscans staan op de batchkaart en vallen buiten de factureerbare telling. Is een herscan nodig omdat de opdrachtgever na goedkeuring van de proefbestanden een andere instelling wil, dan kan de projectleider die wel doorberekenen, met reden.
Hoe tellen we dubbelzijdige vellen en lege pagina's?
Dat leggen we vast in de offerte als telregel, bijvoorbeeld: elke beschreven zijde telt, lege achterkanten niet. De software past die regel toe op de tellingen. Zo is de telling voor elke factuur hetzelfde en hoeft niemand per batch opnieuw te bedenken hoe het zat.
Kan de opdrachtgever de specificatie zelf controleren?
Ja. De specificatie per batch of doos komt als bijlage bij de factuur en sluit aan op de overdrachtslijst in het portaal. De opdrachtgever kan zo per doos zien hoeveel pagina's er zijn verwerkt en welke indexering is gedaan, en betaalt daarna via de betaallink.
Wat gebeurt er als het volume boven de bandbreedte uitkomt?
De software markeert dat op de factuur in voorbereiding. Is er tijdens het project al akkoord gegeven op het extra volume, dan staat dat akkoord erbij. Zo niet, dan ziet de projectleider dat hij eerst met de opdrachtgever moet overleggen voordat de factuur verstuurd wordt.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor documentdigitaliseerdersOffertesoftware voor documentdigitaliseerders die paginatelling, voorbereiding en indexeringsvelden apart doorrekent, zodat een opdrachtgever ziet welke keuzes de prijs van zijn scanproject bepalen.
- Digitale werkbonnen voor documentdigitaliseerdersDigitale werkbonnen voor documentdigitaliseerders: een batchkaart die de documentreeks van doos tot bestand volgt, zodat volgorde, voorbereiding en controle per batch aantoonbaar kloppen.
- Website voor documentdigitaliseerdersEen website voor documentdigitaliseerders die scandiensten, indexeeropties en de omgang met originelen zo uitlegt dat een archiefbeheerder zijn eigen project herkent voordat hij een aanvraag doet.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor documentdigitaliseerders: verwerkte pagina's, indexeerwerk en extra voorbereiding per project gefactureerd, met specificatie.
- Tellingen per batch verzamelen
- Verschillen met de offerte beoordelen
- Factuur met specificatie versturen