Zakelijke levering en dienstverlening: Klantportaal voor documentdigitaliseerders
Een klantportaal voor documentdigitaliseerders waarin opdrachtgevers proefbestanden beoordelen, voortgang volgen en overdrachtslijsten aftekenen, zonder losse mails en bestanden op verschillende plekken.
Wat klanten van documentdigitaliseerders zelf willen zien.
Bij een scanproject zijn er voor de opdrachtgever een paar beslissende momenten: het goedkeuren van de proefbestanden, het beantwoorden van vragen over afwijkende documenten en het aftekenen van de overdrachtslijst. Documentdigitaliseerders regelen dat vaak per mail met bijlagen, of via een deellink die na een week verloopt. De archiefbeheerder stuurt de proefbestanden door naar een collega, die commentaar geeft op een oudere versie. Bij de overdracht is niet duidelijk welke dozen al terug zijn en welke nog wachten op vernietiging. Een portaal moet die momenten op één plek vastleggen, met de juiste toegang voor de mensen die beslissen.
Klantportaal voor documentdigitaliseerders
Voorbeeld- 1
Toegang per project afbakenen
AfgerondPer project bepaal je wie bij de opdrachtgever toegang heeft en wat die mag.
- 2
Proefbestanden en voortgang tonen
Nu bezigDe proefbestanden staan in het portaal met een toelichting op de gekozen indexvelden en bestandsnamen.
- 3
Overdracht vastleggen
VolgendeAan het eind staat de overdrachtslijst klaar met alle dozen, het aantal bestanden en de route van de originelen.
Van uitnodiging tot akkoord.
Toegang per project afbakenen
Per project bepaal je wie bij de opdrachtgever toegang heeft en wat die mag. De archiefbeheerder keurt proefbestanden goed en tekent af, een functioneel beheerder kan meekijken naar de bestandsindeling en een afdelingshoofd ziet alleen de voortgang. Toegang verloopt aan het eind van het project, tenzij anders afgesproken.
Proefbestanden en voortgang tonen
De proefbestanden staan in het portaal met een toelichting op de gekozen indexvelden en bestandsnamen. De opdrachtgever kan per bestand opmerkingen plaatsen. Daarna ziet hij de voortgang per fase en per doos: opgehaald, voorbereid, gescand, gecontroleerd, opgeleverd. Vragen van de projectleider over afwijkende documenten verschijnen bij de doos waar ze over gaan.
Overdracht vastleggen
Aan het eind staat de overdrachtslijst klaar met alle dozen, het aantal bestanden en de route van de originelen. De archiefbeheerder tekent af in het portaal. Die aftekening is vastgelegd met naam en tijdstip, en vormt de basis voor terugbrengen of vernietigen van het papier.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Opdrachtgevers van documentdigitaliseerders hebben meestal een eigen documentbeheersysteem of dossierpakket waar de bestanden uiteindelijk in landen. Het portaal vervangt dat niet en is niet bedoeld als langdurige opslag van de scans. Het is de werkplek tijdens het project: proefbestanden, vragen, voortgang en overdracht. De definitieve bestanden worden aangeleverd volgens de afgesproken route. Je bent eigenaar van de batchgegevens en voortgang; de opdrachtgever is eigenaar van de documenten en de beslissingen over de originelen.
Bestanden via portaal of rechtstreeks
Het portaal is handig voor proefbestanden en kleinere opleveringen. Bij grote volumes is een rechtstreekse aanlevering in het systeem van de opdrachtgever of op een beveiligde drager vaak praktischer. Het portaal registreert dan alleen dat de levering heeft plaatsgevonden en wat erin zat, zodat de overdracht toch op één plek terug te vinden is.
Vragen per doos of in één lijst
Een lijst met alle vragen geeft overzicht, maar maakt het lastig om te zien welke doos stilligt door een openstaande vraag. Vragen per doos tonen precies waar het werk wacht, maar versnipperen het beeld. Het portaal toont beide: per doos bij de voortgang, en als verzamellijst voor de archiefbeheerder die ze in één keer wil beantwoorden.
Aftekenen per levering of aan het eind
Bij grote projecten worden bestanden vaak in delen opgeleverd. Per deel aftekenen geeft eerder zekerheid en maakt het mogelijk om papier per deel terug te brengen. Aftekenen aan het eind is eenvoudiger, maar houdt alle originelen langer vast. Per project spreek je af welke vorm past bij het volume en het bewaarbeleid.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Wat klanten in het portaal vinden.
Opdrachtgevers krijgen toegang per project, proefbestanden met opmerkingen, voortgang per fase en per doos, vragen bij dozen en het aftekenen van de overdrachtslijst. Dat staat klaar voordat de eerste opdrachtgever inlogt. We spelen samen een project na waarbij de proefbestanden in één keer worden goedgekeurd, en een project waarin de opdrachtgever na de proef een indexveld wil wijzigen. Opleveringen in delen en een registratie van rechtstreekse leveringen zet je later aan.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe lang blijven de bestanden in het portaal staan?
Zolang het project loopt en daarna voor een afgesproken periode, zodat de opdrachtgever kan controleren dat alles goed in zijn eigen systeem is aangekomen. Daarna worden de bestanden uit het portaal verwijderd. De overdrachtslijst en de aftekening blijven bewaard als bewijs van de overdracht.
Kunnen meerdere mensen bij de opdrachtgever proefbestanden beoordelen?
Ja. Iedereen met toegang kan opmerkingen plaatsen, maar alleen de aangewezen persoon keurt goed. Zo kan een functioneel beheerder kijken naar de bestandsnamen en een archivaris naar de volledigheid, terwijl duidelijk blijft wie het besluit neemt.
Zien opdrachtgevers welke medewerker aan hun dossiers werkt?
Nee. Het portaal toont de voortgang per fase en per doos, niet wie welke batch heeft verwerkt. Die gegevens staan wel op de batchkaarten en kunnen worden gedeeld als er een concrete vraag is over een ontbrekende pagina of een fout in de index.
Kan de opdrachtgever via het portaal een spoedverzoek doen?
Ja. Bij een doos die nog niet is verwerkt kan hij aangeven dat een bepaald dossier eerder nodig is. Dat komt als verzoek bij de projectleider binnen, die in de planning kijkt wat er mogelijk is en via het portaal laat weten wanneer het dossier beschikbaar is.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor documentdigitaliseerdersDigitale werkbonnen voor documentdigitaliseerders: een batchkaart die de documentreeks van doos tot bestand volgt, zodat volgorde, voorbereiding en controle per batch aantoonbaar kloppen.
- Website voor documentdigitaliseerdersEen website voor documentdigitaliseerders die scandiensten, indexeeropties en de omgang met originelen zo uitlegt dat een archiefbeheerder zijn eigen project herkent voordat hij een aanvraag doet.
- Aanvraagformulier voor documentdigitaliseerdersEen aanvraagformulier voor documentdigitaliseerders dat doosvolume, documentstructuur en gewenste bestandsindeling ophaalt, zodat een scanproject te beoordelen is voordat iemand het archief bezoekt.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor documentdigitaliseerders: proefbestanden beoordelen, voortgang per fase volgen en overdrachtslijsten aftekenen op één plek.
- Toegang per project afbakenen
- Proefbestanden en voortgang tonen
- Overdracht vastleggen