Zakelijke levering en dienstverlening: Voorraadsoftware voor documentdigitaliseerders
Voorraadsoftware voor documentdigitaliseerders die archiefdragers, opgehaalde dozen en scanmaterialen bijhoudt, zodat duidelijk is waar elk origineel zich bevindt en wat er nodig is om het werk door te laten gaan.
Waar de voorraad bij documentdigitaliseerders gaat schuiven.
Een documentdigitaliseerder beheert twee soorten voorraad die allebei kritiek zijn. De eerste zijn de archieven van opdrachtgevers: dozen, ordners en registers die zijn opgehaald en waarvan je op elk moment moet kunnen zeggen waar ze staan en in welke fase ze zijn. De tweede zijn eigen materialen: nieuwe archiefdozen, scheidingsvellen, labels, beveiligde dragers voor oplevering en verbruiksdelen van de scanners. Raakt een doos zoek tussen magazijn en werkplek, dan is dat een serieus probleem voor de opdrachtgever. Raken de nieuwe archiefdozen op, dan kan het papier na het scannen niet netjes worden teruggeplaatst en stagneert de oplevering.
Voorraadsoftware voor documentdigitaliseerders
Voorbeeld- 1
Archiefdozen registreren bij ontvangst
AfgerondElke opgehaalde doos krijgt bij binnenkomst een label met project en volgnummer en een vaste plek in het magazijn.
- 2
Materialen reserveren per project
Nu bezigBij de start van een project rekent het systeem uit hoeveel nieuwe archiefdozen, scheidingsvellen en labels er nodig zijn, en reserveert die.
- 3
Uitgaan en afvoer vastleggen
VolgendeGaat een doos terug naar de opdrachtgever of naar vernietiging, dan wordt dat gescand bij vertrek, met de route en wie het heeft meegenomen.
Van ontvangst tot gebruik.
Archiefdozen registreren bij ontvangst
Elke opgehaalde doos krijgt bij binnenkomst een label met project en volgnummer en een vaste plek in het magazijn. De ontvangst wordt vergeleken met de ophaallijst, zodat een ontbrekende of extra doos direct opvalt. Daarna is per doos zichtbaar in welke fase hij is en wie hem het laatst heeft verplaatst.
Materialen reserveren per project
Bij de start van een project rekent het systeem uit hoeveel nieuwe archiefdozen, scheidingsvellen en labels er nodig zijn, en reserveert die. Is er te weinig op voorraad, dan krijgt de inkoper een melding voordat het werk eraan toe is. Beveiligde dragers voor oplevering worden per project gereserveerd en geregistreerd.
Uitgaan en afvoer vastleggen
Gaat een doos terug naar de opdrachtgever of naar vernietiging, dan wordt dat gescand bij vertrek, met de route en wie het heeft meegenomen. Bij vernietiging wordt de verklaring van de vernietiger aan de dozen gekoppeld. Zo is voor elk origineel aan te tonen waar het is gebleven.
Naast je inkoop en leveranciers.
Documentdigitaliseerders houden ophaal- en terugbrenglijsten vaak bij in spreadsheets, en materiaalvoorraad in een aparte lijst of in het hoofd van de teamleider. We brengen beide samen, met een labelprinter en handscanners of telefooncamera's om dozen te volgen. De opdrachtgever is eigenaar van de archieven en beslist over terugbrengen of vernietigen; jij bent verantwoordelijk voor de bewaring tijdens het project en voor de eigen materialen.
Doos volgen of ook ordners
Per doos volgen is meestal voldoende, omdat de doos de fysieke eenheid is die verplaatst wordt. Bij archieven waarvan de opdrachtgever losse ordners tussentijds terug wil, of waar een doos over meerdere batches wordt verdeeld, is volgen per ordner nodig. Per project kies je het niveau dat bij het risico past.
Nieuwe dozen of oorspronkelijke dozen
Papier terugplaatsen in de oorspronkelijke dozen houdt de herkenning voor de opdrachtgever, maar die dozen zijn soms versleten. Nieuwe archiefdozen zijn netter en beter voor langere bewaring, maar kosten materiaal en vragen nieuwe labels. De keuze staat in de offerte en het voorraadsysteem rekent ermee.
Vernietigen in eigen huis of uitbesteden
Vernietigen in eigen huis geeft volledige controle, maar vraagt apparatuur en registratie. Uitbesteden aan een gespecialiseerde partij is gangbaar en levert een verklaring op, maar betekent nog een overdracht. In beide gevallen wordt per doos vastgelegd wanneer hij vertrok, wie hem meenam en welke verklaring erbij hoort.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Welke voorraad we vastleggen.
Archiefdozen worden bij ontvangst geregistreerd met een vaste plek en fase, materialen worden per project gereserveerd en terugbrengen en vernietigen worden vastgelegd. Zo richten we het in. We draaien samen een gewoon project na dat in één ophaalronde binnenkomt, en een project waarbij bij ontvangst een doos ontbreekt ten opzichte van de ophaallijst. Volgen per ordner, meldingen voor inkoop en een overzicht van bewaarde originelen per opdrachtgever zet je later aan.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we per doos zien in welke fase hij is?
Ja. Elke doos heeft een status die meegaat met de batchkaart: ontvangen, in voorbereiding, gescand, gecontroleerd, teruggeplaatst en vertrokken. Wie een doos zoekt, ziet direct of hij in het magazijn, op een werkplek of al onderweg terug naar de opdrachtgever is.
Wat als er een doos ontbreekt bij ontvangst?
Dan meldt de ontvangst dat het aantal niet klopt met de ophaallijst, met de nummers die ontbreken. De projectleider neemt contact op met de opdrachtgever en de chauffeur voordat er verder wordt gewerkt. Zo wordt een ontbrekende doos niet pas ontdekt bij de oplevering.
Hoe weten we wanneer we nieuwe archiefdozen moeten bestellen?
Het systeem telt de reserveringen voor lopende en geplande projecten op en vergelijkt die met de voorraad. Dreigt een tekort, dan krijgt de inkoper een melding met het project dat als eerste tekortkomt. Zo wordt er niet besteld op gevoel, maar op het werk dat eraan komt.
Kunnen we aantonen dat originelen zijn vernietigd?
Ja. Bij vertrek naar vernietiging scan je elke doos, en de verklaring van de vernietiger wordt aan die dozen gekoppeld. Op verzoek van de opdrachtgever exporteer je een overzicht per project met dozen, datum en verklaring, als aanvulling op de overdrachtslijst.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor documentdigitaliseerdersDigitale werkbonnen voor documentdigitaliseerders: een batchkaart die de documentreeks van doos tot bestand volgt, zodat volgorde, voorbereiding en controle per batch aantoonbaar kloppen.
- Website voor documentdigitaliseerdersEen website voor documentdigitaliseerders die scandiensten, indexeeropties en de omgang met originelen zo uitlegt dat een archiefbeheerder zijn eigen project herkent voordat hij een aanvraag doet.
- Aanvraagformulier voor documentdigitaliseerdersEen aanvraagformulier voor documentdigitaliseerders dat doosvolume, documentstructuur en gewenste bestandsindeling ophaalt, zodat een scanproject te beoordelen is voordat iemand het archief bezoekt.
Weten wat er echt ligt.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Voorraadsoftware voor documentdigitaliseerders: archiefdozen, dragers en scanmaterialen gevolgd van ophalen tot terugbrengen of vernietigen.
- Archiefdozen registreren bij ontvangst
- Materialen reserveren per project
- Uitgaan en afvoer vastleggen