Evenementen en verhuur: Facturatiesoftware voor mobiele barbedrijven
Facturatiesoftware voor mobiele barbedrijven die verbruik, bedieningstijd en verlenging uit de werkbon omzet in een factuur die je eerst controleert en dan met betaallink verstuurt.
Waar facturen bij mobiele barbedrijven blijven liggen.
De factuur na een feest is bij mobiele barbedrijven vaak het moment waarop alles samen moet komen wat op losse plekken staat. Het arrangement staat in de offerte, de verlenging in een appje van het barhoofd, de telling op een papiertje en de breuk in een foto. Bij nacalculatie moet iemand het verbruik omrekenen naar consumpties of flessen en vergelijken met wat er is ingekocht. Wordt dat pas een week later gedaan, dan weet niemand meer of de laatste ronde om half twee was afgesproken. Discussie met de organisator volgt, en wie de factuur maakt besteedt meer tijd aan uitzoeken dan aan factureren.
Facturatiesoftware voor mobiele barbedrijven
Voorbeeld- 1
Grondslag bij elkaar zetten
AfgerondPer evenement staan het geaccordeerde arrangement, de bevestigde eindtijd, de verlenging met naam van de beslisser, de telling van het verbruik en de vastgelegde breuk al in de software.
- 2
Afwijkingen tegen offerte leggen
Nu bezigDe conceptfactuur vergelijkt wat is uitgevoerd met wat in de offerte stond.
- 3
Factuur versturen
VolgendeNa beoordeling gaat de factuur naar de organisator met een betaallink, de juiste regels, btw-tarieven per soort drank of dienst en een verwijzing naar het evenement.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Grondslag bij elkaar zetten
Per evenement staan het geaccordeerde arrangement, de bevestigde eindtijd, de verlenging met naam van de beslisser, de telling van het verbruik en de vastgelegde breuk al in de software. Ontbreekt er nog iets van de werkbon, dan staat het gemarkeerd en wacht de factuur. Zo begint niemand aan een factuur die later niet klopt.
Afwijkingen tegen offerte leggen
De conceptfactuur vergelijkt wat is uitgevoerd met wat in de offerte stond. Een langere bedieningstijd, een hoger verbruik dan het arrangement dekt of extra glasbreuk worden apart getoond, met de bron erbij. Wie factureert, beoordeelt per verschil of het doorberekend wordt of als service vervalt.
Factuur versturen
Na beoordeling gaat de factuur naar de organisator met een betaallink, de juiste regels, btw-tarieven per soort drank of dienst en een verwijzing naar het evenement. Betaalde voorschotten worden verrekend. Herinneringen gaan automatisch en per feest zie je of er betaald is.
Factureren vanuit dezelfde software.
Barbedrijven factureren nu vaak met een voorschotfactuur na akkoord en een slotfactuur na het feest, opgemaakt uit losse briefjes en berichten. In de facturatiesoftware staan offerte, werkbon en telling al bij elkaar, met je artikelen en tarieven. Elke regel is terug te voeren op de offerte en de werkbon. Wie bij jou factureert, bepaalt wanneer iets definitief de deur uitgaat. De boekhouder kan meekijken of krijgt een export.
Voorschot of alles achteraf
Een voorschot na akkoord dekt inkoop en reservering van mensen en koeling, en laat de organisator vroeg betrokken zijn. Alles achteraf factureren is eenvoudiger, maar je loopt risico als een feest wordt afgezegd. De software kan beide en verrekent een voorschot automatisch in de slotfactuur.
Verbruik per consumptie of per fles
Afrekenen per consumptie is begrijpelijk voor de organisator, maar vraagt een omrekening van flessen en vaten naar glazen. Per fles of vat afrekenen is eenvoudiger te tellen, maar voelt voor een particulier minder overzichtelijk. Kies een eenheid die bij je arrangement past en leg de omrekening vast, zodat elke factuur op dezelfde manier ontstaat.
Kleine afwijkingen doorrekenen of laten vallen
Een kwartier uitloop of een paar gebroken glazen kun je laten vallen voor de goede relatie, of netjes doorrekenen. Wat je kiest maakt minder uit dan dat het consequent gebeurt. Een drempel per soort afwijking, die je zelf instelt, zorgt dat de conceptfactuur alleen de verschillen toont die het gesprek waard zijn.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Arrangement, eindtijd, verlenging, verbruik en breuk komen per evenement samen op de factuur, met de verschillen ten opzichte van de offerte apart en je btw-tarieven, betaallink en herinneringen ingesteld. Voor de livegang doorlopen we samen een feest met een vast arrangement, en een feest op nacalculatie dat uitloopt en waarvoor al een voorschot is betaald. Drempels per soort afwijking en een samenvatting die de organisator vooraf ziet, zet je later aan.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de software verschillende btw-tarieven verwerken?
Ja. Per soort regel, zoals alcoholhoudende drank, frisdrank of bediening, staat het tarief bij het artikel. Die tarieven leggen we bij de start samen vast en de software verzint ze niet zelf. Twijfel je over een tarief, overleg dan met je boekhouder voordat het in de instellingen komt.
Wat als de organisator het verbruik betwist?
Dan kun je bij de factuur terugzien wanneer er is geteld, door wie en of de opdrachtgever de samenvatting heeft ondertekend. Daarmee heb je een feitelijk gesprek in plaats van een discussie op gevoel. Of je uiteindelijk een korting geeft, blijft jouw beslissing.
Worden facturen automatisch naar de organisator verstuurd?
Nee. De software zet een conceptfactuur klaar, iemand bij jou controleert die en verstuurt hem met een betaallink. Zo kijkt er altijd een mens naar het bedrag, zeker bij feesten met verlenging of afwijkend verbruik. Alleen de herinneringen daarna gaan vanzelf.
Hoe gaan we om met een afgezegd feest?
Een afzegging wordt een eigen soort afsluiting met de annuleringsvoorwaarden uit de offerte. De software laat zien wat er al aan voorschot is betaald en wat volgens de afspraken in rekening komt. Je beoordeelt of je dat factureert of een nieuwe datum aanbiedt.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor mobiele barbedrijvenOffertesoftware voor mobiele barbedrijven die personeelsuren, drankvolume en opstelling in één voorstel berekent, met de aannames zichtbaar voor de organisator.
- Digitale werkbonnen voor mobiele barbedrijvenDigitale werkbonnen voor mobiele barbedrijven waarin het uitgifteplan, het arrangement en de afspraken met de locatie bij het barteam liggen, en het verloop van de avond terugkomt.
- Website voor mobiele barbedrijvenEen website voor mobiele barbedrijven die baropstellingen en drankarrangementen zo uitlegt dat een organisator al weet wat hij kiest voordat hij een aanvraag stuurt.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor mobiele barbedrijven: verbruik, bedieningstijd en verlenging per feest in een factuur met betaallink en automatische herinneringen.
- Grondslag bij elkaar zetten
- Afwijkingen tegen offerte leggen
- Factuur versturen