Zakelijke levering en dienstverlening: Facturatiesoftware voor lokalisatiebedrijven
Facturatiesoftware voor lokalisatiebedrijven die verwerkte strings, revisies en testwerk per release en taal factureert, met een specificatie die de opdrachtgever kan narekenen en een betaallink.
Waar facturen bij lokalisatiebedrijven blijven liggen.
Lokalisatiebedrijven factureren een release vaak op basis van de offerte, terwijl de werkelijkheid onderweg is veranderd. Na de freeze kwamen er strings bij, een taal is later geleverd, de opdrachtgever heeft een reviewronde extra gevraagd en een deel van de strings bleek toch al eerder vertaald. Bij raamafspraken komen daar maandelijkse afrekeningen bij over meerdere kleine releases. De projectmanager zoekt de gegevens bij elkaar uit de vertaalomgeving, het stringpakket en het portaal, en de opdrachtgever vraagt per regel waar het vandaan komt. Een factuur moet per release en per taal terug te voeren zijn op wat er werkelijk is verwerkt.
Facturatiesoftware voor lokalisatiebedrijven
Voorbeeld- 1
Verwerkt werk per release verzamelen
AfgerondDe software zet per release en per taal de definitieve volumeanalyse, de afgeronde stappen uit het stringpakket en extra werk zoals revisierondes en spoedwijzigingen bij elkaar.
- 2
Verschillen met de offerte beoordelen
Nu bezigDe projectmanager ziet per taal het verschil tussen geoffreerd en verwerkt volume, en welke aanvullingen na akkoord zijn toegevoegd.
- 3
Factuur per release of periode
VolgendeDe factuur gaat de deur uit met regels per taal of per release, een specificatie met volume per categorie als bijlage en een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Verwerkt werk per release verzamelen
De software zet per release en per taal de definitieve volumeanalyse, de afgeronde stappen uit het stringpakket en extra werk zoals revisierondes en spoedwijzigingen bij elkaar. Alles wordt gewogen volgens de categorieën en tarieven uit de offerte of de raamafspraak.
Verschillen met de offerte beoordelen
De projectmanager ziet per taal het verschil tussen geoffreerd en verwerkt volume, en welke aanvullingen na akkoord zijn toegevoegd. Een extra reviewronde op verzoek van de opdrachtgever wordt doorberekend, een herstelronde door een eigen fout niet. Per verschil kiest hij wat er op de factuur komt, met een korte reden.
Factuur per release of periode
De factuur gaat de deur uit met regels per taal of per release, een specificatie met volume per categorie als bijlage en een betaallink. Bij een raamafspraak worden de releases van die periode gebundeld. Herinneringen gaan automatisch en per opdrachtgever zie je wat betaald is en wat nog openstaat.
Factureren vanuit dezelfde software.
Lokalisatiebedrijven hebben een vertaalomgeving die volume per categorie analyseert. Die analyse komt per release in dezelfde software als de offerte en het stringpakket, zonder iets aan de vertaalomgeving te veranderen. Tarieven komen uit de offerte of raamafspraak. Bij de start zetten we btw-tarieven, betaaltermijnen en de tarieflijsten per opdrachtgever klaar. Freelance vertalers worden apart afgerekend; hun volume per release dient als controle op hun facturen. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export.
Factureren per release of per maand
Per release factureren is helder bij grote, onregelmatige releases. Bij een product dat wekelijks kleine updates heeft, levert dat veel kleine facturen op die voor beide partijen administratie zijn. Een maandelijkse verzamelfactuur met een specificatie per release is dan praktischer. De software werkt met beide, afhankelijk van de afspraak.
Volume uit offerte of uit eindanalyse
Factureren op het geoffreerde volume is voorspelbaar, maar klopt niet als er strings bij zijn gekomen of zijn vervallen. Factureren op de eindanalyse is nauwkeuriger, maar kan de opdrachtgever verrassen. Een werkbare afspraak is factureren op de eindanalyse, met een melding vooraf als het verschil een afgesproken drempel overschrijdt.
Revisies inbegrepen of apart
Een revisieronde na feedback van de opdrachtgever hoort soms bij de afspraak en soms niet. Zonder duidelijke regel ontstaat er discussie. De offerte legt vast hoeveel rondes zijn inbegrepen; de software telt de rondes per taal en zet extra rondes als aparte regel op de factuur, zodat het verschil zichtbaar is.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Wat we voor je facturatie inrichten.
Per release en taal staan het verwerkte volume en extra werk klaar, met het verschil ten opzichte van de offerte, een beoordeling door de projectmanager en een factuur met specificatie en betaallink. Voor de livegang lopen we samen een gewone release door, en een release waarin na de freeze strings zijn toegevoegd en een taal een extra reviewronde kreeg. Maandelijkse verzamelfacturen bij raamafspraken en het overzicht voor freelancefacturen zet je later aan.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe laten we zien waarom de factuur afwijkt van de offerte?
De specificatie toont per taal het geoffreerde en verwerkte volume per categorie, plus aanvullingen met datum en akkoord. Extra rondes staan als eigen regel. De opdrachtgever kan zo per verschil zien waar het vandaan komt, zonder dat iemand het hoeft uit te leggen in een mail.
Kunnen we freelancefacturen controleren met dezelfde gegevens?
Ja. Omdat het volume per taal en per release bekend is, kun je de factuur van een freelance vertaler naast zijn toegewezen werk leggen. Verschillen worden zichtbaar voordat je betaalt, en je hoeft het volume niet zelf opnieuw uit de vertaalomgeving te halen.
Wat als een release wordt geannuleerd na het vertalen?
Dan is het werk wel gedaan, en de software verzamelt het zoals bij een gewone release. De projectmanager beslist samen met de afspraken in de offerte wat er wordt gefactureerd. Het vertaalde werk blijft in het vertaalgeheugen, zodat een latere release ervan profiteert.
Wordt de factuur automatisch verstuurd?
Nee. De projectmanager beoordeelt eerst de verschillen en de administratie verstuurt de factuur met betaallink. Zo blijft er een menselijke controle op aanvullingen en extra rondes, zeker bij opdrachtgevers met veel kleine releases. Na verzending lopen de herinneringen wel vanzelf.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor lokalisatiebedrijvenOffertesoftware voor lokalisatiebedrijven die woordvolume, eerder vertaalde strings en testwerk per taal apart doorrekent, zodat een productteam ziet waar de kosten van een release vandaan komen.
- Digitale werkbonnen voor lokalisatiebedrijvenDigitale werkbonnen voor lokalisatiebedrijven: een stringpakket met versiereferentie dat vertaling, review en schermcontrole per taal vastlegt, zodat elke levering herleidbaar is naar een release.
- Website voor lokalisatiebedrijvenEen website voor lokalisatiebedrijven die uitlegt hoe software, apps en helpteksten per release worden vertaald en getest, zodat een productteam weet wat het moet aanleveren en wanneer.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor lokalisatiebedrijven: verwerkte strings, revisies en testwerk per release en taal gefactureerd, met specificatie en betaallink.
- Verwerkt werk per release verzamelen
- Verschillen met de offerte beoordelen
- Factuur per release of periode